Dimence Groep, een ggz-organisatie in Oost-Nederland voor mentale gezondheid en welzijn, werkt al ruim een decennium samen met Minddistrict om met e-health de ggz te verbeteren. Door de integratie van de e-healthmodules van Minddistrict krijgen de cliënten van Dimence Groep meer regie over hun eigen zorgproces en kunnen zorgprocessen efficiënter worden ingericht. René Rust is Hoofd Digitalisering bij Dimence Groep en vertelt samen met Ines de Graaf van Minddistrict over de succesvolle samenwerking tussen beide organisaties.
“Om mensen aan de slag te krijgen met hun geestelijke gezondheid is meer nodig dan een cliëntportaal dat als digitale kijkdoos functioneert”, vertelt Rust. “Mensen moeten actief betrokken worden bij hun klantreis en e-health biedt daar mooie mogelijkheden toe. Door e-health vanaf het begin van het zorgproces te stimuleren, worden digitale behandelingen aantrekkelijker.”
Dimence Groep bestaat uit meerdere stichtingen, die werken met eigen cliëntportalen. Binnen de stichtingen van Dimence Groep is het cliëntportaal van Mindfit het meest ingericht op het leveren van e-health via Minddistrict. De lessen die bij Mindfit geleerd worden, past Dimence Groep vervolgens toe bij de andere stichtingen.
Integratie
Om de gebruikservaring zo goed mogelijk te maken, heeft Dimence Groep ervoor gekozen om de modules van Minddistrict via Application Programming Interfaces (API’s) te integreren in hun cliëntportaal. Rust: “API’s zijn technische bouwsteentjes waarmee men informatie uit applicaties met elkaar kan laten praten. Door met API’s te werken, kunnen we voor elke nieuwe cliënt bij Minddistrict uitvragen welke modules daar klaarstaan, om deze modules vervolgens automatisch te tonen op de startpagina van het cliëntportaal. De cliënt blijft gewoon in het portaal en hoeft geen uitstap te maken naar externe websites of platformen.”
Minddistrict heeft volgens Rust veel oog voor integratievraagstukken zoals die van Dimence Groep. De integratie van de Minddistrict-modules in het cliëntplatform zorgt ervoor dat cliënten het beste uit beide werelden halen, zonder in te leveren op gebruiksgemak. “Een bijkomend voordeel is dat we cliënten beter kunnen volgen in hun zorgproces, van verwijzing tot de start van de behandeling. Wanneer een cliënt te lang wacht op zorg, gaan er in ons systeem belletjes rinkelen en weten wij dat we actie moeten ondernemen. Hierdoor hebben we meer grip op de instroom van cliënten en de wachtlijst.”
De Graaf beaamt de soepele integratie. “Dimence Groep is een voorloper op het gebied van de integratie van onze modules. De energie die zij hebben gestoken in het ontwikkelen van een gebruiksvriendelijk platform loont en dit zie je terug in de gebruikscijfers. Het integreren van de modules onderstreept ook het gemeenschappelijke doel van Dimence Groep en Minddistrict: het zo goed mogelijk helpen van de cliënt.”
Uitdagingen
Maar een dusdanige integratie moet niet onderschat worden, waarschuwt Rust. “Het automatiseren of digitaliseren van ogenschijnlijk eenvoudige processen is uitdagend. Onze klantreis bestaat uit ongeveer 20 stappen, die allemaal consequent en gestandaardiseerd moeten worden gedigitaliseerd.”
Daarbij moet niet alleen rekening gehouden worden met de beleving van de cliënt, maar ook met die van de zorgprofessional, vervolgt Rust: “Dimence Groep heeft twee doelen. Enerzijds willen we de cliënten meer regie geven door ze digitaal te ondersteunen. Anderzijds willen we zorgprofessionals enthousiasmeren voor digitale oplossingen. De ene zorgverlener heeft meer digitale vaardigheden dan de ander en niet alle zorgverleners zijn erg begaan met digitale behandelingen. Maar de wensen van onze cliënten veranderen. Als zorgaanbieder moeten we daarin meebewegen.”
Het gebruik en nut van e-health zijn vrijwel nooit onderdeel van de opleidingen van ggz-professionals, ziet De Graaf. “Digitale behandelmogelijkheden komen nauwelijks aan bod in ggz-opleidingen. Daardoor is het voor de meest behandelaren een hele omschakeling om met e-health te gaan werken. Wanneer zorgprofessionals eenmaal op de werkvloer aan de slag zijn, is het erg lastig om nog veranderingen in de werkwijze door te voeren.”
Voorheen was het gebruik van e-health in veel organisaties redelijk vrijblijvend, waardoor het vaak niet van de grond kwam. Daar begint nu langzaamaan verandering in te komen, ziet De Graaf, maar dat neemt niet weg dat behandelaren weinig tijd hebben voor e-health en er dus echt de meerwaarde van in moeten zien. “En meerwaarde van e-health is er genoeg. Zo maakt e-health het werk van de zorgprofessional efficiënter en kan het de betrokkenheid van de cliënt bij de behandeling verhogen, vooral wanneer de behandelaar er zelf ook enthousiast over is. De instelling van de zorgprofessional is dus essentieel.”
Welkomstmodule
Bij Mindfit begint de klantreis met een welkomstmodule, vertelt Rust. “Binnen onze klantreis zijn diverse modules van Minddistrict geïntegreerd, waaronder de welkomstmodule. Daarin wordt verteld wat van cliënten verwacht wordt en wat ze te wachten staat. De welkomstmodule is een digitale start voor de cliënten en de eerste kennismaking met de zorgorganisatie. Het is een makkelijke manier om cliënten digitaal mee te nemen in wat ze kunnen verwachten tijdens de behandeling.”
Cliënten lijken deze welkomstmodule te waarderen, vervolgt Rust. “Vergeleken met andere ggz-instellingen zien we dat onze welkomstmodule veel gebruikt wordt. Ik denk dat dit komt doordat deze module onderdeel is van de klantreis en beschikbaar is in het cliëntportaal. Daardoor is de welkomstmodule makkelijk toegankelijk.”
De welkomstmodule biedt een aantal voordelen, zowel voor de cliënten als voor zorgverleners, schetst Rust. “Cliënten kunnen de informatie in de welkomstmodule op hun eigen tempo doornemen. Ook kunnen ze de informatie teruglezen op een later moment. Hierdoor maken cliënten al vroeg in de klantreis kennis met de voordelen van e-health en kunnen ze de zorgorganisatie rustig leren kennen. En de behandelaar hoeft de informatie in de welkomstmodule niet meer te vertellen of uit te leggen, want dat is al via e-health gedaan.”
De Graaf vult aan: “Het kan best spannend zijn om te starten met een behandeling binnen de ggz, en vaak moet eerst een wachttijd overbrugd worden. Dan is het fijn wanneer cliënten alvast wat onzekerheid kunnen wegnemen door de welkomstmodule te volgen. Cliënten van Mindfit krijgen daarbij ook meteen toegang tot onze zelfhulpcatalogus, waardoor ze bijvoorbeeld al aan de slag kunnen met modules over beter slapen. Daardoor kunnen cliënten nog voor de behandeling een aantal positieve stappen maken voor hun geestelijke gezondheid.”
Implementatie en samenwerking
De implementatie van e-health toepassingen kan een struikelblok vormen voor zorgorganisaties. Maar door de sterke samenwerking tussen Dimence Groep en Minddistrict gaat de implementatie vrijwel vanzelf. Rust: “We optimaliseren het platform geregeld op basis van de actuele uitdagingen in de ggz. Dimence Groep en Minddistrict denken hierover actief met elkaar mee. Op dit moment nemen de wachtlijsten bijvoorbeeld weer toe. Om daarop in te spelen, zijn we bezig om de modules van Minddistrict vaker in te zetten als wachttijd-
overbrugging. Over drie jaar heeft de ggz waarschijnlijk weer andere problemen, en dan gaan we opnieuw bekijken hoe we de modules in kunnen zetten om de meeste meerwaarde te bieden aan onze cliënten.”
Ook voor Minddistrict wordt datagedreven implementatie steeds belangrijker, vertelt De Graaf. “We bewegen steeds meer toe naar waardegedreven implementatie. In het verleden implementeerden we altijd organisatiebreed, maar nu implementeren we ook per doelgroep, team of cluster. Met behulp van data kunnen we goed monitoren hoe de cliënt door het behandelproces heen beweegt. Waar we nu bijvoorbeeld naartoe bewegen, is Digital Therapeutics. Een bepaalde diagnose komt bij de ene persoon anders tot uiting dan bij een ander. We gaan korte meetmomenten toepassen tijdens de klantreis, zodat er - zonder de cliënt extra te belasten - meer data beschikbaar zijn. Op basis van die data willen we vervolgens bepalen welke interventie goed bij welke cliënt past.”
Dat de samenwerking tussen Dimence Groep en Minddistrict al meer dan een decennium duurt, is niet zonder reden, stelt Rust tot slot: “Beide organisaties willen dat e-health verder ingebed wordt in het zorgproces, omdat we ervan overtuigd zijn dat e-health een ontwikkeling is die niet meer tegengehouden kan en moet worden. Door vooral samen na te denken over wat de cliënt nodig heeft, ontstaat een optimale klantreis.”
CV
René Rust is Hoofd Digitalisering bij Dimence Groep.
Ines de Graaf was werkzaam als zorgverlener in de ggz en is nu Customer Success Manager bij Minddistrict.
