Laagdrempelig en gebruiksvriendelijk; betere toepasbaarheid van zorgtechnologie binnen VVT-organisaties; snellere adoptie van zorgtechnologie; minder tijdsbesteding. Dat zijn in het kort de conclusies van een tussentijdse rapportage over de inzet van Floortje, een AI-gebaseerde toepassing die zorgprofessionals moet ondersteunen in het vinden van zorgtechnologie die past bij hun cliënten.
Het onderzoek werd in 2024 uitgevoerd door Anders Werken in de Zorg (AWIZ) Midden- en West-Brabant samen met kennisinstituut Vilans. Anders Werken in de Zorg is een inmiddels landelijke beweging van zorgorganisaties die mikt op innovaties en meer zelfredzaamheid om de zorg voor een groeiende groep ouderen overeind te houden.
Best passende technologie
Floortje adviseert zorgverleners op basis van een stappenplan bij het kiezen van een passende technologie voor de individuele zorgbehoeften van de cliënt. Daarnaast biedt Floortje inzicht in waar, hoe en door wie de innovatie ingezet of aangeschaft kan worden. De toepassing is zowel intramuraal als extramuraal (zoals via MobileCare) in te zetten. Ook kunnen zorgaanbieders een koppeling maken met het zorgdossier (een actieve koppeling met Nedap is gereed, andere koppelingen worden nog gemaakt).
Het stappenplan omvat onderdelen zoals selectie van zorgtechnologie op basis van de zorgbehoeften van (zoals medicatie of sociaal contact) en vragen aan een cliënt. Vervolgens geeft Floortje via bolletjes aan wat de meest passende beschikbare technologie is. Vervolgens kan de geselecteerde oplossing aangevraagd worden en opgenomen worden in het concept zorgplan en het ECD.
Verkennend onderzoek
Vijf organisaties deden mee aan het onderzoek: Avoord, tanteLouise, Actief Zorg, TWB, Het Laar. Floortje is bij de deelnemende organisaties in de loop van het onderzoeks- traject voor het eerst in gebruik genomen. Het onderzoek is daarom volgens de initiatiefnemers verkennend van aard. De focus lag op het onderzoeken van de toegevoegde waarde van Floortje op het proces van de inzet van technologie, zowel in de extramurale als in de intramurale zorgcontext.
Vier thema’s stonden centraal: het aantal innovaties in gebruik, de bekendheid en toepasbaarheid van innovaties en de invloed op de tijdsbesteding van personeel. De onderzoeksvraag was: ‘Wat is de toegevoegde waarde van Floortje in het proces van aanvragen tot inzetten van technologieën binnen extramurale en intramurale zorgorganisaties?’
Uiteenlopende keuzes
Organisaties hebben uiteenlopende keuzes gemaakt over de inzet van Floortje. Zo zette Het Laar en Avoord het intramuraal in en Actief Zorg en TWB vooral extramuraal. Ook de doelen verschilden per organisatie. Avoord wilde innovatiekennis verspreiden en de werklast van de innovatieadviseur verlagen. Het Laar richtte zich op het inventariseren van zorgtechnologiebehoeften, vooral voor dagstructuur. Actief Zorg gebruikte Floortje binnen de ‘schijf van vijf’-benadering om technologie effectiever in te zetten en de zelfredzaamheid van cliënten te vergroten, samen met hen of mantelzorgers.
Wel gebruikten alle betrokken organisaties Floortje op vergelijkbare momenten in hun zorgprocessen: tijdens intakegesprekken, in multidisciplinaire overleggen (MDO), reguliere evaluatiemomenten, en bij signalen van veranderende zorg- of hulpvragen.
Vier conclusies
Uit het onderzoek kwamen vier belangrijke conclusies naar voren:
- Het gebruiksgemak van Floortje Floortje werd als laagdrempelig en gebruiksvriendelijk ervaren, met scores van 7,2 tot 8 in interne enquêtes. Zorgverleners waardeerden de koppeling met het zorgplan, de korte en doelgerichte vragen en de mogelijkheid om snel inzicht te krijgen in technologische opties.
- Floortje vergrootte de bekendheid en toepasbaarheid van zorgtechnologie binnen organisaties. Zorgmedewerkers ontdekten nieuwe innovaties, kregen meer inzicht in technologische opties en werden bewuster van ondersteuningsmogelijkheden. Tegelijkertijd bleek het belangrijk om vragen zorgvuldig in te vullen voor gerichte aanbevelingen en om de aandacht voor zorgtechnologie blijvend te stimuleren.
- Floortje helpt bij aanvragen, al spelen kosten, besluitvorming en bestaande werkprocessen een rol in de adoptie. Het gebruik van zorgtechnologie groeit, maar is nog beperkt
- Met Floortje besteedden zorgmedewerkers gemiddeld 6 minuten per aanvraag (n=2), minder dan verwacht. Het proces verving een tijdrovend, foutgevoelig systeem, waardoor de werkdruk afnam en administratieve stappen werden geautomatiseerd.
Tips en adviezen
De onderzoekers hebben ook tips en adviezen geformuleerd voor zorgorganisaties die Floortje willen inzetten, gericht op implementatie en gebruik):
- Integreer Floortje in bestaande processen: zorg ervoor dat Floortje een vast onderdeel wordt van relevante zorgprocessen, zoals intakegesprekken, multidisciplinaire overleggen (MDO), reguliere evaluatiemomenten en het signaleren van veranderende zorg- of hulpvragen. Dit bevordert een structurele en consistente toepassing van de applicatie.
- Maak bewuste keuzes over de instellingen: organisaties kunnen ervoor kiezen om technologieën die zij niet aanbieden of kunnen aanbieden in Floortje te inactiveren, of juist alle opties open te laten. Dit laatste kan waardevolle inzichten opleveren over wat er leeft bij zorgmedewerkers en cliënten, maar vraagt ook om een duidelijke strategie voor opvolging.
- Houd Floortje top-of-mind: het is van belang om zorgmedewerkers betrokken en gemotiveerd te houden. Dit kan door regelmatig aandacht te besteden aan Floortje tijdens team-overleggen, successen te delen, en updates of nieuwe functionaliteiten te communiceren. Ook het inzetten van ambassadeurs binnen teams kan helpen om Floortje levendig te houden.
- Zorg voor goede ICT-randvoorwaarden: een soepele technische implementatie is van belang. Betrek de ICT-afdeling tijdig bij het proces om inlogprocedures, koppelingen met systemen en andere technische vereisten goed in te regelen voorafgaand aan de start. Problemen met toegang en technische vertragingen kunnen het gebruik van Floortje belemmeren.
