Door de toenemende afhankelijkheid van data krijgen de integratie van oude en nieuwe data en archiveren een steeds grotere rol binnen zorgorganisaties. Het aantal applicaties neemt toe - net als de hoeveelheid data – en een aanzienlijk deel van deze data moet voor een langere tijd veilig bewaard en toegankelijk en doorzoekbaar blijven. Bovendien moet veel data na het verstrijken van de bewaartermijn rechtsgeldig vernietigd worden.
Een steeds complexere informatiehuishouding
Oude systemen – bijvoorbeeld voor de registratie en behandeling, medicatie en financiële gegevens - worden tegen hoge kosten nog jaren online gehouden vanwege wet- en regelgeving of omdat er nog belangrijke data in staat. Hierdoor zijn dossiers en documenten niet altijd makkelijk te vinden en wordt de bescherming van uw zorggegevens steeds complexer. Hoe blijven bijvoorbeeld gegevens van oude cliënten of patiënten beschikbaar als u overstapt naar een nieuw registratiesysteem? Of hoe kom je bij oude data als een patiënt of client terugkeert?
Kortom, oplopende kosten, minder tijd voor zorgtaken en een groter risico op dataverlies of het niet kunnen terugvinden van informatie.
Archiveren voor een betere zorg
Anders dan bij data gedreven organisaties wordt in de zorg, waar we zoveel mogelijk tijd direct willen besteden aan patiënten en cliënten, niet snel gekeken naar het belang van archivering. En dat is logisch, je wilt alleen maar bezig zijn met wat telt, de zorg.
Neem bijvoorbeeld een grote GGZ instelling. Het komt regelmatig voor dat cliënten weer terug in de zorg komen bij de instelling, in zulke gevallen is het van belang dat het oude dossier makkelijk vindbaar is, bruikbaar is voor de nieuwe behandeling en opgenomen kan worden in het ECD.
Een ander voorbeeld speelt in de Jeugdzorg, daar zorgt een digitaal archief ervoor dat cliëntdossiers langdurig en duurzaam bewaard, veilig doorzocht en gedeeld en vernietigd worden volgens de richtlijnen van de Jeugd- en Archiefwet. Bovendien worden informatiebeveiligingsrisico’s verkleind door clientdata in operationele systemen te beperken tot data die direct nodig is voor de huidige actieve hulpverlening.
Archiveren is niet het meest sexy onderwerp om mee bezig te zijn als zorginstelling, maar het belang ervan wordt exponentieel groter gezien onze online en informatie intensieve samenleving en de wens en noodzaak om goede zorg te blijven leveren.
Mocht u dit een belangrijk en relevant thema vinden voor uw zorginstelling? Op woensdag 19 februari om 15:30 is een 45 minuten webinar gepland over het belang van innovatief archiveren binnen de zorg. Meld je gratis aan via deze link.
