Wanneer het Centraal Militair Hospitaal in Utrecht besluit het ziekenhuis te renoveren tot een multifunctioneel hospitaal waarin ook de militaire geestelijke gezondheidszorg, het tandheelkundig regiocentrum, de militaire bloedbank en een apotheek zijn ondergebracht, ontstaat er een grote uitdaging voor de organisatie.
Verandering van bedrijfsprocessen heeft ook gevolgen voor de bestaande inrichting van de IV/ICT-omgevingen. Verandering kan voor onzekerheid en weerstand zorgen onder medewerkers. Met verandermanagement is dit proces begeleid om vooral betrokkenheid en draagvlak onder medewerkers te creëren.Er zijn tal van invloeden waarvan zorgorganisaties continu moeten afwegen of het relevant genoeg is om hierop aan te passen. Een grootschalige verbouwing bijvoorbeeld is niet alleen een uitdaging, maar biedt ook kansen om systemen te herzien en nieuwe werkvormen te introduceren. Met verandermanagement kan de visie van het management naast de behoeften van medewerkers en patiënten bestaan, om te kijken hoe deze samen tot een goed resultaat kunnen leiden.
Betrokkenheid, begrip en draagvlak
Bij het veranderproces staat de visie centraal: de gewenste eindsituatie is bekend, maar hoe daar te komen wordt continu afgestemd met alle betrokkenen. Het gaat hierbij niet om controle, maar urgentiebesef en verantwoordelijkheidsgevoel. Het is van belang dat de visie niet alleen bekend is bij de directie, maar juist ook bij alle medewerkers binnen de organisatie. Medewerkers kunnen gaan twijfelen over werkgelegenheid, invulling van hun huidige functie en of ze de juiste vaardigheden hebben voor de nieuwe situatie. Ze willen niet een toekomstbeeld worden opgedrongen, waarin ze niet worden gewaardeerd, maar zich juist betrokken voelen en onderdeel zijn van het veranderproces.Daarom is het essentieel om medewerkers te betrekken, zodat ze niet alleen begrijpen waarom de verandering plaats vindt, maar ook meedenken over hoe dit het beste tot zijn recht kan komen. Bovendien is het zo dat medewerkers vanuit hun positie richting de afdelingen en de patiënten, beter begrijpen waar de behoeftes liggen. Die waardevolle input draagt bij aan de kwaliteit van het veranderproces.
Meten, dromen en doen
Een van de onderwerpen voor het veranderproces is de inrichting van het nieuwe balieconcept.In plaats van gespecialiseerde poliklinische balies worden er centrale balies ingericht, die op dezelfde manier zullen gaan functioneren.
Voor het definitieve ontwerp voor zowel de fysieke als de digitale balies zijn drie workshops voor medewerkers georganiseerd. De workshops bestonden uit drie fases:
- Analyseren van processen in de huidige situatie (durf te meten).
- Weergeven van toekomstige eisen/wensen wat betreft de nieuwe inrichting voor de centrale ontvangst (durf te dromen).
- Meenemen van deze eisen en wensen in het definitieve functionele programma en nadenken over wat er op korte termijn al in gang kan worden gezet (durf te doen).
De workshops zorgen ervoor dat medewerkers meedenken en zo input geven aan het veranderproces.
Die input is precies wat bij verandermanagement naar boven kan komen: waardevolle toevoegingen vanuit alle betrokkenen om het proces te verbeteren.
Vergeet de nazorg niet
Een valkuil voor veel organisaties is denken dat verandermanagement stopt wanneer de instrumenten, in het geval van het CMH de balies, zijn geïmplementeerd. Als het nieuwe CMH gebouwd is, betekent dat niet dat alle veranderingen zomaar zonder moeite zijn intrede doen en blijvend zijn. Nazorg is een essentieel onderdeel van verandermanagement. Om het effect van de verandering te blijven sturen, dienen de medewerkers goed te worden begeleid na het daadwerkelijke veranderproces. Dit voorkomt dat ze weer terugvallen in hun oude gewoonten.Bij nazorg kan worden gedacht aan regelmatig evalueren om te bekijken wat er al goed gaat en wat er nog beter kan. Het gaat uiteindelijk ook om een gedragsverandering van de medewerkers en dat vereist meer dan alleen een paar workshops. Verandermanagement werkt alleen als de ondersteuning voorafgaand, tijdens en na de procesverandering plaats vindt.
Auteur: Peter Mast, Projectmanager PinkRoccade Ziekenhuizen
