De keuze voor een nieuw laboratorium informatiemanagementsysteem (LIMS) vereist zorgvuldige overweging. De veelheid aan aanbieders is niet het probleem, want dat aantal is goed te overzien. De kern is gerichte voorbereiding, om te voorkomen dat op tactisch, operationeel en strategisch niveau zaken over het hoofd worden gezien. En om klaar te zijn voor de toekomst. De markt van medische laboratoria is immers flink in beweging.
De juiste selectiemethode voor een nieuw LIMS is essentieel, want het LIMS is het hart van het laboratorium. “Alle processen komen samen in dat systeem”, zegt consultant Joris van der Wijst van MedicalPHIT, “dus het systeem van keuze moet voldoen aan alle wensen en passen in de organisatie die het gaat gebruiken. En er zijn beslist laboratoria die binnenkort de stap naar vervanging moeten zetten. Een van de leveranciers die de Nederlandse markt van medische laboratoria bedienen (Philips met Labosys/Micros) stopt eind 2027 met het ontwikkelen en ondersteunen van de software.”
De aanschaf van een nieuw LIMS is niet louter een ICT-beslissing, waarschuwt hij. “De organisatie en de mensen op de werkvloer zijn vaak erg gehecht aan de voor hun bestaande procedures, werkwijzen en systemen”, legt hij uit. “Het is dus zaak hen direct aan de start van het proces bij de beslissing te betrekken, om te voorkomen dat ze zich bij de implementatie overvallen voelen door iets waarop ze niet voorbereid waren.”
Veranderend veld
Een ander punt is dat de laboratoriumwereld flink in beweging is. Van der Wijst: “In het verleden was het laboratorium meestal een onderdeel van een ziekenhuis, nu is het ook op zoek naar andere businessmodellen. Een laboratorium kan immers veel meer productie draaien dan alleen voor het ziekenhuis zelf nodig is. En het ziekenhuis stelt deze ontwikkeling ook op prijs, want dat ziet het laboratorium toch als een dure ‘afdeling’. Verzelfstandiging of samenwerking in de regio zijn dus logische stappen. En deze stappen kunnen gevolgen hebben voor de systemen en apparatuur. Is die toekomstbestendig? Kan die alles bieden wat in de nieuwe situatie nodig is?”
De keuze voor een nieuw LIMS alleen zien als een ICT-beslissing is dus een forse onderschatting, concludeert hij. “Het is vooral een verandertraject”, zegt hij, “en dat moet zorgvuldig worden gemanaged. Vanwege de complexiteit van de materie verdient het serieuze aanbeveling hierbij een partner te betrekken die dit beseft, die bij de opdrachtgever de juiste vragen kan stellen en die de antwoorden kan vertalen naar de eisen die aan de leverancier moeten worden gesteld. Een leverancier kan in antwoord op de vraag of zijn systeem iets wel of niet kan snel geneigd zijn om ‘ja’ te zeggen, of te zeggen dat slechts ‘minimale aanpassing’ nodig is. Hoe meer facetten in de vraagstelling niet zijn benoemd, hoe makkelijker de leverancier dit kan doen.”
Risico’s
De impact van een verkeerde keuze kan fors zijn. “Het belangrijkste risico is dat de keuze niet aansluit bij de visie en strategie van het laboratorium”, zegt Van der wijst. “Bijvoorbeeld dat het niet mogelijk is om koppelingen te realiseren met partijen waarmee het, nu of in de toekomst, wil samenwerken. Of dat dit niet mogelijk is zonder flinke extra ontwikkelkosten. Een verkeerde keuze kan dus duur uitpakken of zelfs de groei en ontwikkeling van de organisatie belemmeren. Bovendien kan een extra probleem optreden als de leverancier onvoldoende kennis of mensen heeft om de aanpassingen te doen waarvan na aanschaf blijkt dat die nodig zijn. We zien in de praktijk echt gebeuren dat klanten hier pas op het moment van implementatie achter komen.”
Procesmethode
Een van de dingen waar het laboratorium rekening mee moet houden in het selectieproces, is de vraag of de aanschaf van een LIMS al dan niet aanbestedingsplichtig is. Als een Europese aanbesteding niet verplicht is, zijn er meer keuzes om te maken in het in het aanschaftraject. Dit is vaak een enorm tijdsintensief traject. En als niet de juiste vragen worden gesteld, kan een leverancier ook vrij eenvoudig creatief voldoen aan de gestelde eisen en wensen. Op deze manier is het niet gezegd dat een laboratorium uiteindelijk de juiste keuze maakt. De vraag is ook of laboratoria zelf voldoende in staat zijn om dit proces in detail goed voor te bereiden en te doorlopen.
Wat laboratoria ook regelmatig doen, is te rade gaan bij een collega-laboratorium. Bijvoorbeeld, maar niet altijd, een laboratorium dat net een selectieproces heeft doorlopen. “Ze zullen dan kijken naar een laboratorium met een vergelijkbare grootte en dienstverlening”, zegt Van der Wijst. “Ze zullen dan vragen: waarom ben je tot deze keuze gekomen en waar ben je in het proces tegenaan gelopen? Interessant, maar er zit wel een risico aan. Laboratorium A is nooit laboratorium B, dus de gedachte ‘Dan gaat het voor ons ook zo werken’ hoeft niet realistisch te zijn.”
“Al met al bestaat er dus geen one-size-fits-all aanpak, maar is het in nagenoeg alle gevallen maatwerk.”, zegt Van der Wijst.
Zorgvuldigheid vereist
De conclusie voor de laboratoria is dus: denk aan de start van het proces goed na. Wat is er? Wat zijn de wensen? Welke daarvan zijn noodzakelijk en welke zijn vooral leuk om ook te hebben? Hoe zorgen we er vanaf het begin af aan voor dat onze mensen zich betrokken voelen en uiteindelijk met plezier in het nieuwe systeem gaan werken? En hoe benutten we deze wijziging in ons voordeel en welke kansen brengt het met zich mee? “Het is belangrijk te beseffen dat het bij het selectieproces voor een LIMS om complexe materie gaat”, zegt Van der Wijst. “Het is dus zaak om stil te staan bij de vraag of de kennis en expertise daarvoor in huis aanwezig is en ook de tijd om het proces zorgvuldig te doorlopen. Het antwoord is dat dit vaak niet het geval is, en het is vervelend als het laboratorium pas gaande het proces tot die conclusie komt.”
Van der Wijst benadrukt daarom de noodzaak om al aan de voorkant van het proces de juiste beslissingen te nemen. “Wat ons als adviespartij onderscheidt, is dat wij consultants tot onze beschikking hebben die het laboratoriumproces en de laboratoriumwereld kennen en die ook over de juiste (IT en lab) expertise en ervaring beschikken”, zegt hij. “Om een laboratorium echt te kunnen helpen om een selectieproces te doorlopen waarvan de uitkomst aansluit bij de toekomstige behoefte, is die combinatie van kennis en ervaring van grote meerwaarde.”
