“Maar je kiest toch gewoon een ander HIS, zo moeilijk is dat toch niet?” Mijn collega, nog geen jaar eerder gestart als praktijkhouder, snapte eigenlijk niet wat ik bedoelde, toen ik aangaf dat het een hele klus zou worden. Ze had de onvrede die er in de praktijk heerste over ons destijds regionaal gekozen HIS versterkt door aan te geven dat ze er evenmin tevreden over was. Een eerdere overweging om van HIS te veranderen, kreeg een paar jaar geleden nog onvoldoende draagvlak. Maar ze had opnieuw in het praktijkteam gepolst en dat draagvlak leek er nu wel te zijn.
Vijf jaar eerder werd in onze regio (Oude IJssel, rond Doetinchem) een achteraf mislukte poging gedaan om te komen tot een regionaal HIS (huisartseninformatiesysteem). Ik heb daar destijds een artikel over geschreven in ICT&health. De poging mislukte omdat gaandeweg het traject allerlei beloftes van de leverancier in rook opgingen en de 100 procent commitment die we hadden, rap slonk tot een magere 55 procent. Aangezien ik ooit als eerste het idee had geopperd van zo’n regionaal HIS, vond ik dat ik ook als eerste de overstap moest maken. Helaas was onze praktijk nu ook de eerste die door uit dit HIS te stappen de mislukking van het regioHIS definitief maakte.
HIS-wisselingen
Omdat mijn collega net gestart was, had ze geen weet van mijn welgemeende verzuchting van vijf jaar daarvoor dat dit de laatste overgang naar een ander HIS voor mijn pensioen zou zijn. En dat het me minstens twee jaar van mijn leven had gekost. Hoeveel HIS-wisselingen kan een huisarts in zijn carrière aan? Dit zou de 4e worden. Maar waarom had ze nou eigenlijk ongelijk met haar opmerking dat het toch niet zo moeilijk kon zijn?
Gezien mijn rol in de regionale automatisering vond ik dat onze individuele HIS-keuze niet helemaal vrijblijvend kon zijn. Een keuze zou ook gemakkelijk gevolgd moeten kunnen worden door eventuele toekomstige ‘switchers’ in de regio. Dus ook al had ik in de afgelopen jaren al wel een idee gekregen welke keuze ik zelf zou maken, er moest met open blik opnieuw gekeken worden.
Puppy
De eerste oriëntatie werd daarom gedaan middels een reeks gesprekken, met de regiovisie in het achterhoofd. Voor dit deel heb ik 2-3 maanden uitgetrokken. Tegelijkertijd werd de voorbereiding gestart om ook naar een ander patiëntportaal te kunnen migreren. Een hele belangrijke stap vond ik een gesprek met de preferente leverancier, die graag met een demo wilde komen. Ik heb echter eerst een visiegesprek gevraagd, want met demo’s is het net als met puppy’s: Als je ze ziet, lijken ze zo schattig dat je geen nee meer kunt zeggen.
In augustus heeft onze maatschap een voorlopige keuze gemaakt, gevolgd door toch die benodigde demo met de hele praktijk. Daarbij bleek die vergelijking met een puppy goed ingeschat en de definitieve keuze was een feit.
Afstemmingsfase
De fase die dan volgt is die van afstemmen. Er moeten afspraken komen met het oude HIS en met het oude patiëntportaal. De vraag om een uitspoel van patiënten die al gebruik maken van het portaal blijkt te moeilijk (…), waardoor er een plan van aanpak moet komen om de e-health flow te behouden. De technische infrastructuur moet geïnventariseerd worden en aangepast (denk datalijn, printers etc). Er komt een vertrekboete van het oude HIS, eufemistisch ‘offerte exitconversie’ geheten. Voor dat bedrag kom je aardig in de buurt van een kleine praktijkauto! Het nieuwe HIS heeft uitgebreide (in te vullen) checklists met gegevens die uit het oude HIS overgenomen moeten worden. Afstemming is ook nodig met externe partijen, de apotheek, zorgmail, Nivel, verbonden ziekenhuizen, Vecozo, UZI-register, VIPlive.
De datum van overgang was zo’n vier maanden na de definitieve keuze. In de periode voorafgaand worden de afspraken over de conversie verder besproken. Uiteindelijk volgt er een proefconversie, met bespreking van alle details. Dat gaat nooit 100 procent goed, maar het feit dat onze praktijk al behoorlijk lang ADEPD-proof registreert, maakte uiteindelijk toch dat we niet ontevreden mochten zijn. Het opleiden van het praktijkteam wordt gepland en zorgt al voor de eerste merkbare nervositeit in de praktijk. Ook moet er dan afgestemd worden over het feit wanneer registratie in het oude HIS als niet meer bestaand wordt beschouwd (de ‘schaduwdagen’) en wanneer we starten met het nieuwe HIS. Alsof je je banden verwisselt terwijl je aan het rijden bent.
De overgang
De dagen van het in gebruik nemen zijn hectisch. Niets is vanzelfsprekend, problemen duiken pas op als je echt aan de slag gaat. Het is zaak rond deze dagen als praktijkhouder er bovenop te zitten, en het kost de nodige uren buiten praktijktijd om de grote en kleine problemen die er op rijzen zo snel mogelijk op te lossen. In ons geval was er grote dankbaarheid voor de inzet van het hele team, maar met name de praktijkmanager en POH.
Reken op een week chaos, enkele weken ongemak en nog wat maanden fine-tuning (ervaring van eerdere HIS-overgangen). Reken ook op momenten van ontreddering bij je praktijkteam, die dán pas erachter komt dat zo’n puppy niet luistert, over je schoenen piest, op het tapijt kakt en je lunch van het aanrecht opvreet. Uitleggen dat met een beetje opvoeding het allemaal binnenkort helemaal goed komt, helpt zeker.
Zijn we tevreden? Yes! Had mijn collega gelijk toen ze zei: “Dan kies je toch gewoon een ander HIS, zo moeilijk is dat toch niet?” Nee. Maar ik ben haar wel dankbaar voor het zetje. Soms moet je over de moeilijkheden heen kijken om het beter te krijgen.
