Bij het ontslag van een patiënt met een druk op de knop de hele keten van beddenreiniging en kamerdesinfectie geautomatiseerd in gang zetten: daar draait het OLVG project Bed Fit om. Een project waarin IT, EPD, zorg en ondersteuning hand-in-hand een cruciaal proces verbeterd hebben met behulp van technologie. Op basis van gegevens uit het EPD wordt direct een schoonmaakteam aangestuurd via een app.
Tot voor kort moest een verpleegkundige bij ontslag van de patiënt meerdere stappen doorlopen: ontslaan van de patiënt in het elektronisch patiëntendossier (EPD), het bednummer doorgeven aan de schoonmaak en, in geval van een infectie, in een ander systeem een desinfectie aanvragen.
Vervolgens kwam op gezette tijden een schoonmaakteam langs de afdelingen om de vuile bedden schoon te maken en van nieuw beddengoed te voorzien. Die tijden sloten lang niet altijd aan bij de vraag van een afdeling. Het proces leverde bovendien de verpleegkundige de nodige administratieve handelingen op. Daarbij kenden de twee locaties van OLVG elk net andere stappen in dit proces.
Stappen gelijk getrokken
Al deze stappen zijn nu gelijk getrokken en ondergebracht in één systeem - het EPD - waarbij een lean proces is ontstaan. Simpelweg het ontslaan van de patiënt in het EPD zet de rest van de keten in gang.
De schoonmaak krijgt via een app op een mobiele telefoon direct de opdracht om het bed te komen schoonmaken en klaar te maken voor de volgende patiënt. Op basis van zones en etages wordt het team dat het dichtstbij is automatisch aangestuurd. Is er snel een bed nodig voor een nieuwe opname? Dan krijgt de opdracht meer prioriteit. Als er bij de patiënt een vorm van isolatie was vastgelegd in het EPD (bijvoorbeeld bij een covid- of MRSA-besmetting), dan wordt eerst een desinfectieteam opgeroepen via de app.
Meer werkplezier
Doordat vraag en aanbod van de schoonmaak nu optimaal aansluiten op het ritme van de verpleegafdeling, hebben zowel schoonmaak als verpleegkundigen meer werkplezier. Er is nu bijna altijd in no-time weer een schoon bed beschikbaar in de patiëntenkamer. Daarnaast stimuleert het werken in één systeem de samenwerking tussen beide teams.
Bij de inrichting van de schoonmaakmodule (Epic Environmental Services - EVS) zijn ook diverse rapportagemogelijkheden ontwikkeld. Voor dagelijkse sturing door de voorlieden van de schoonmaak, voor stuurinformatie op managementniveau om de inzet te optimaliseren en voor facturering.
Fouten voorkomen
OLVG heeft – als eerste ziekenhuis in Nederland – heel bewust gekozen voor het inzetten van de EVS-module van Epic. Doordat alles in één bestaand systeem is ingericht, zijn er geen onderhoudsintensieve koppelingen nodig met andere systemen. Daarnaast worden fouten voorkomen, bijvoorbeeld rondom desinfectie. Het type infectie en isolatie wordt altijd al geregistreerd in het EPD door zorgverleners en deze informatie wordt nu direct gebruikt voor het automatisch bepalen van het juiste type desinfectie. Een goed voorbeeld van registratie aan de bron, en daarna hergebruik in de keten.
Verpleegkundigen werken al veel langer met het EPD, maar voor de schoonmaakmedewerkers was het gebruik van een app voor hun werk nieuw. Doordat de app erg intuïtief werkt met voornamelijk iconen, en er extra aandacht was voor digitale vaardigheidstraining, ging de implementatie bij de schoonmaakmedewerkers soepel. Een andere sleutel tot succes was de multidisciplinaire invulling van de projectgroep. Onder leiding van de afdeling services, werkten EPD, IT, schoonmaak, teamleiders van verpleegafdelingen én HBO-verpleegkundigen samen aan de implementatie.
Eerste stap
Voor OLVG zijn de functionaliteiten die nu in gebruik genomen zijn een eerste stap. De komende tijd wordt de module verder ontwikkeld om ook andere schoonmaak- en facilitaire zaken te kunnen automatiseren.
Daarbij gaat het onder meer om het periodieke onderhoud aan bedden en vervanging van bedgordijnen. Maar ook het inzetten van legionellapreventie als een kamer tijdelijk buiten gebruik is en het reinigen van een operatiekamer tussen de operaties door.
