Vroeg of laat krijgen wij allemaal te maken met de zorg. Dag en nacht staan ruim 1,1 miljoen zorgspecialisten klaar om de zorg zo goed mogelijk te verlenen. Door de vergrijzing, beperkte beschikbare tijd, is het verlenen van goede zorg uitdagend. Een digitale zorgwerkplek kan helpen de administratieve last van zorgmedewerkers te verlichten. Zo kunnen zorgmedewerkers zich richten op het enige wat telt: de best mogelijke zorg.
Een digitale zorgwerkplek implementeren
Een digitale zorgwerkplek implementeren, en daarmee een nieuwe manier van werken, gaat net even iets anders dan binnen het bedrijfsleven. In de zorg heb je namelijk te maken met een andere manier van werken. Je hebt te maken met meer variaties als het gaat om apparaat gebruik, informatiebehoefte en digitale vaardigheden van medewerkers. Op basis van eerdere intranet implementaties bij zorgorganisaties heeft Sander Gehoorzaam van
Debble Zorg deze aanpak op papier gezet'.
1. Wie is je doelgroep?
Om te beginnen is het belangrijk om goed te kijken naar je doelgroep. Heb je een goed beeld van je doelgroep? Welke medewerkers moeten gebruik gaan maken van het intranet? Zijn er grote verschillen tussen gebruikers? Welke behoeften hebben zorgmedewerkers? Wat hebben zij nodig in hun dagelijkse werk? Hoe gaat een nieuw intranet hun dag leuker en makkelijker maken? Dit zijn belangrijke vragen die je jezelf in het traject moet stellen om ervoor te zorgen dat het intranet een productiviteitshub wordt die toegevoegde waarde biedt in plaats van slechts een nieuwskanaal.
2. Vaardigheden en tools
Daarna is het belangrijk om het startpunt vast te stellen en de huidige vaardigheden en tools te matchen met de eerder benoemde behoeften. Dit is een soort analyse waarin je gaat kijken naar de verschillen tussen de wenselijke en huidige situatie. Bijvoorbeeld door te kijken naar welke applicaties en tools er op dit moment zijn. Worden de huidige tools omarmt door de medewerkers? Passen ze bij de behoeften die zorgmedewerkers hebben? Aan de hand hiervan ga je kijken welke tools en applicaties er missen. Op deze manier breng je in kaart waar medewerkers behoefte aan hebben en met welke tools je ze in die behoefte kan ondersteunen.
3. Welke oplossing past bij de zorgorganisatie?
Zodra je deze informatie (globaal) in kaart gebracht hebt kun je concreet gaan kijken naar het product wat jouw zorgorganisatie nodig heeft. Je weet nu immers aan welke wensen en eisen de nieuwe applicatie moet voldoen waardoor je oplossingen die er in de markt zijn kan gaan matchen met jouw organisatie. Hierbij is uiteraard de eis aan het platform belangrijk. Welke eisen stelt IT aan het platform? Kan het gekoppeld worden met andere applicaties? Is het geoptimaliseerd voor mobiele apparaten? Is het makkelijk uit te breiden als er later additionele wensen ontstaan? En is het gebruiksvriendelijk?
4. Rollen binnen de zorgorganisatie
Vervolgens ga je aan de slag met concrete persona’s. Dit is belangrijk omdat je hierdoor goed nadenkt over de informatie behoefte van jouw doelgroepen en hoe het intranet hierbij aansluit. Medewerkers en functies zijn heel divers, maar hoe verschillend ze ook zijn, op rol niveau zijn er altijd wel een aantal hoofdgroepen te onderscheiden die kenmerken, behoeften en wensen delen. De kunst is om hierbij niet te kijken naar het organogram van de organisatie, maar te kijken naar wie hetzelfde ‘verhaal’ deelt. Om dit goed in kaart te brengen kunnen persona’s helpen. Op basis van onze ervaringen hebben wij de 5 meest voorkomende zorgpersona’s
hier beschreven. Deze kunnen je op weg helpen met de rollen binnen de eigen zorginstelling.
5. Stappenplan naar een nieuwe manier van werken
Uiteraard is het daarna belangrijk om een volledig stappenplan te maken die de basis vormt voor de implementatie van een nieuwe manier van werken. Afhankelijk van de behoefte binnen de zorgorganisatie bepaal je het startpunt. Dit kan het intranet zijn, maar dat hoeft niet. Als er binnen de zorginstelling al een intranet is kan het ook zijn dat er meer behoefte is om protocollen makkelijk inzichtelijk en bereikbaar te maken. In dat geval is dit het startpunt van de digitale zorgwerkplek welke je alter kan uitbouwen.
Zelf aan de slag met een digitale zorgwerkplek
Meer weten over de digitale zorgwerkplek en wil je direct aan de slag? Download dan het draaiboek van Debble Zorg. Hierin bieden wij je graag onze best practices aan op basis van eerdere implementaties. Op basis van voorgaande inrichtingen hebben wij
de beste scenarios op een rij gezet waarbij het welzijn en het succes van de medewerker centraal staat.
