De zorg was professioneel, de IT zeker niet. Zie hier de uitgangssituatie toen Hans van Heertum drie jaar geleden begon als manager I&A bij Zorggroep De Opbouw. Zijn oorspronkelijke taak: vervanging van verouderde apparatuur zoals de telefooncentrales en een meer centrale aanpak van IT-beheer. Uiteindelijk wist Van Heertum het bestuur van De Opbouw ervan te overtuigen dat alleen een grootschalige transformatie van IT en telefonie een goed digitaal fundament kon garanderen voor toekomstbestendige ICT oplossingen in de zorg. “De basis ligt er, nu kunnen we gaan bouwen", vertelt Van Heertum in ICT&health 1.
Van Heertum begon bij Zorggroep De Opbouw na een lange carrière in commerciële ICT dienstverlening. Wat hij aantrof, was een onaangename verrassing. “De zorg bij de zorgorganisaties van De Opbouw was professioneel. De ondersteuning op IT-gebied zeker niet. Ik had het idee dat ik 15 jaar terug in de tijd was, met minimale IT-kennis in de organisatie en een soort onbewuste onbekwaamheid. Ik kreeg er bijna tranen van in mijn ogen."
Veel uitdagingen
Het aantal uitdagingen was groot. De IT was complex en verouderd, alles werd zelf beheerd, met een eigen datacenter. IT-ondersteuning was niet 24/7, maar van maandag tot vrijdag gedurende werktijden, terwijl zorg wel 24/7 doorgaat. Heel veel werd decentraal geregeld – zoals de aankoop van apparatuur - en er was gebrek aan over- en inzicht. Veel locaties hadden een eigen internetverbinding en eigen netwerkjes. Iedereen kon bij wijze van spreken overal inloggen en security speelde nauwelijks een rol.
De eerste opdracht die de Raad van Bestuur Van Heertum gaf, was vervanging van de telefooncentrales. Die waren zo oud dat er geen support en beheer meer op was, terwijl cruciale zorgcommunicatie zoals spreek-luisterverkeer bij alarmering er wel over heen liep.
Integrale vernieuwing
Van Heertum zag echter dat een stapsgewijze aanpak De Opbouw niet tijdig klaar zou maken voor problematiek zoals dubbele vergrijzing en personeelstekort. Reden om de RvB ervan te overtuigen dat alleen een integrale vernieuwing van IT en telefonie – inclusief beheer en dienstverlening – voldoende ondersteuning kon bieden aan de zorg. Het bestuur zag de noodzaak in en stelde het benodigde budget beschikbaar.
“Vanaf het moment dat de RvB mijn voorstel steunde, konden we bepalen wat we wanneer en met wie zouden aanpakken: telefonie, werkplekken, WAN en LAN. We begonnen noodgedwongen met de zwaar verouderde telefonie. Maar al vrij snel concludeerden we dat een integrale aanpak van de hele technologieketen nodig was.”
Externe hulp gezocht
Een ambitieus plan volgde, waarbij in twee jaar tijd het merendeel van de IT-infrastructuur- en systemen, werkplekken en netwerken vernieuwd, naar de cloud gebracht of uitbesteed zou worden. Iets waarvoor Van Heertum externe hulp zocht bij KPN voor de technologie en Strict als projectpartner.
De drie partners werkten met mijlpalen en strakke deadlines om dit te realiseren, vult Casper Bremekamp aan, director sales KPN Health. Dat was volgens hem alleen mogelijk door de intensieve samenwerking. “Zo vond in een tijdsbestek van zes weken de cloudmigratie plaats van in totaal 5.000 werkplekken. Dat is een unicum. Bovendien hebben we dit hele IT-traject op tijd en binnen budget weten te realiseren, nog een unicum.”
Lees het hele artikel in ICT&health 1, die halverwege februari verschijnt.
