Petra Oude Lenferink, communicatiemanager bij Profila Zorggroep, gaat voor praktische verhalen waarin mensen zich herkennen. “Je moet weten wat er speelt, want je wilt wel draagvlak creëren voor implementatie.” Binnen het project de Innovatie-impuls houdt ze dat voor ogen in de communicatie. Ze deelt haar visie op communicatie en geeft tips.
Petra is lid van het managementteam en het innovatie-adviesteam. Ook is ze nauw betrokken bij de Innovatie-impuls, een landelijk project vanuit VWS, gericht op onderzoek naar en duurzame implementatie van zorgtechnologie.
“Om de interne en externe communicatie over de implementatie van zorgtechnologie goed te kunnen doen, moet je weten wat er speelt binnen de organisatie. En je moet weten waar de organisatie naartoe wil op dit vlak. Dan kun je ook meedenken en adviseren over hoe communicatie kan bijdragen aan het creëren van draagvlak. Want dat is een van de belangrijkste doelen bij het implementeren van zorgtechnologie in de organisatie.”
Helder communicatieplan op A3
Voor de aanpak van interne en externe communicatie over implementatie van zorgtechnologie heeft Petra een ‘strategisch communicatieframe’ gemaakt: een communicatiestrategie op een A3, bedacht door ‘communicatiegoeroe’ Betteke van Ruler. Communicatiestrategieën en -plannen zijn vaak statisch, omdat ze één keer gemaakt worden en dan in de bureaula verdwijnen. “Dat is zonde. Met dit frame hebben we een handig overzicht dat we er iedere keer bij pakken om te toetsen of we nog wel de goede dingen aan het doen zijn.”
Het is ook geen meerjarenplan, maar een plan voor ongeveer drie maanden. Situaties veranderen tussendoor nog wel eens en met deze aanpak kan Profila daarop inspelen. Zo blijft de strategie actueel en bruikbaar.
Ook heeft Petra veel gehad aan Vilans en Academy Het Dorp die mij hebben geholpen bij de communicatie over de Innovatie-impuls. “Fijn om te kunnen sparren over de aanpak en het communicatieframe, waarbij “gewoon doen” een stimulerend advies voor me was. Maar ook de hulp bij het ontwikkelen van de video’s waarin ambassadeur Gloria vertelt over robot SARA en de kick-off van de implementatiefase vond ik enorm waardevol.”
Geen toekomst zonder zorgtechnologie
De visie van Profila Zorggroep is dat ieder mens waardevol is en zorg en aandacht verdient, zeker kwetsbare mensen. “We zien daarbij geen toekomst voor ons zonder de inzet van zorgtechnologie. Technologie neemt de zorg niet over maar kan het zorgproces ondersteunen en het leven van begeleiders en cliënten net wat leuker en makkelijker maken. Ehealth kan bovendien dat beetje extra bieden aan de cliënt wat de begeleiding niet altijd kan.”
Bij het creëren van draagvlak is het volgens Petra belangrijk om eerst te weten wat er leeft bij collega’s en cliënten. “Dus bespreken we de wensen en behoeften van iedereen: wie is er enthousiast en wordt ambassadeur? Welke weerstand of angst is er? Die weerstand moet je ook benoemen. Ambassadeurs kunnen dan in gesprek gaan met de collega’s met weerstand en hen helpen met vragen of zorgen. Al die enthousiaste, en ook kritische ervaringen en verhalen delen is waardevol, zodat iedereen zich kan herkennen. Ik ben voorstander van begrijpelijke taal en lekker praktisch. Dan snapt iedereen wat je bedoelt. Daarnaast past dat ook echt bij wie ik ben. Sinds december delen we maandelijks artikelen over de Innovatie-impuls in onze nieuwsbrief. De nieuwsbrief gebruiken we als een van de middelen om iedereen te informeren, motiveren en inspireren.”
‘Wat betekent dit voor jou’
Profila besteedt onder andere aandacht aan de voor- en nadelen van zorgtechnologie, en zeker ook aan ‘wat betekent dit voor jou en voor jouw werk’. Bij zorgtechnologie zijn mensen wat meer afwachtend, omdat het niet voor iedereen voor te stellen is wat het inhoudt. En hoe zorgtechnologie zou kunnen helpen. Petra: “Dat is ook logisch. Toen Maurice de Hond jaren geleden bij Sonja Barend voorspelde dat mensen koelkasten online zouden gaan bestellen, keek ook iedereen met grote ogen. Nu is het de realiteit.”
Vertrouwd raken met zorgtechnologie
Collega’s meer vertrouwd laten raken met zorgtechnologie en de mogelijkheden daarvan, draagt ook bij aan het creëren van draagvlak. Daarom organiseert Profila diverse workshops over ehealth. “Die workshops zijn een vervolg op het inspirerende online symposium dat we afgelopen februari organiseerden. Het doel was om collega's en stakeholders onze plannen en activiteiten op het gebied van zorgtechnologie te laten zien, en ze daarvoor enthousiast te krijgen. Ministerie van VWS politica Brigitte Verhage en hoogleraar veranderkunde Jan Rotmans waren gastsprekers. Dit symposium is goed bekeken, zowel intern als extern door onze stakeholders. In december komt er ook weer een symposium.”
Met communicatie de diepte in
Tot slot vindt Petra het als communicatiemanager belangrijk om meer inhoudelijke kennis te krijgen op bijvoorbeeld het gebied van innovatie. “Ik werk namelijk nog niet zo lang bij Profila Zorggroep. Op die manier kan ik met de communicatie nog meer de diepte ingaan en waarde toevoegen.”
Tips voor communicatie bij implementatie:
• Houd de informatie praktisch en herkenbaar.
• Zorg dat je weet wat er leeft, dus blijf in contact met collega’s en stakeholders.
• Wees niet bang om ook kritische geluiden te delen.
Inzet ambassadeurs
Sylvia Beijleveld is persoonlijk begeleider op locatie Keyenburg in Rotterdam en sinds kort opgeleid tot digicoach binnen de Profila Zorggroep. Ze is daarnaast ambassadeur voor de implementatie van zorgtechnologie binnen de organisatie. Voor het creëren van draagvlak ziet Sylvia de inzet van ambassadeurs als een belangrijke tool.
“Binnen onze organisatie communiceren we veel, vooral schriftelijk, via allerlei kanalen. Daardoor kun je informatie gemakkelijk missen. Gebruikmaken van ambassadeurs die persoonlijk met teams in gesprek gaan over de inzet van zorgtechnologie vind ik persoonlijk de beste manier van communiceren. Aangevuld met schriftelijke communicatiemiddelen.”
In een gesprek heb je de ruimte voor discussie, voor het stellen van vragen, voor het uitleggen van dingen, stelt Sylvia. Als ambassadeur geef je de zorgvernieuwing ook een gezicht en maak je het tastbaar. “Vernieuwingen worden toch al snel ervaren als iets dat mensen opleggen die ver weg staan van het dagelijks werk en de dagelijkse realiteit van de medewerker. Ik kom met mijn verhaal en persoonlijke belevingen vanuit ‘de klei’ uitleggen waar ik nu zo blij van word. Niet vanuit een kantoor op afstand. Binnen Profila Zorggroep werken wij dan ook met verschillende ambassadeurs die deze rol op zich nemen.”
Het project Innovatie-impuls is onderdeel van het programma Volwaardig Leven van het ministerie van VWS en wordt gecoördineerd en uitgevoerd door Academy Het Dorp en Vilans. Lees hier meer over het project.
