Wanneer een zorginstelling een verandering wil van het bestaande informatiesysteem, dan is er meestal een aanpassing nodig binnen één of meer processen. In de context van het Referentiedomeinenmodel Care (RDC) betekent dit een herschikking van de procesbouwblokken. Bij zo’n verandering is het verstandig om goed op te letten dat niet alleen de bouwblokken opnieuw worden gerangschikt, maar ook de daaraan gerelateerde processen. Het RDC biedt daarvoor een mooie checklist.
Deze checklist gaat in feite over het vaststellen wie waarvoor verantwoordelijk is en wie er moet worden geraadpleegd in het geval van een verandering. De checklist kan ook meer praktisch worden toegepast bij aanvang van een project. Het RDC is dan een soort boodschappenlijst die je afvinkt voordat je aan het project begint om te voorkomen dat je zaken dubbel doet of buiten beschouwing laat.Grip op projecten bij De Wever
De Wever in Tilburg, een organisatie voor ouderenzorg, past het RDC toe als een van de hulpmiddelen bij het inrichten van het informatiemanagement en de projectbeheersing. Op basis van het RDC heeft de Wever diverse gebieden in kaart gebracht met samenhangende bedrijfsactiviteiten én de applicaties die daarin gebruikt worden. Voor elk van deze gebieden is vervolgens een Wijzigingen Advies Commissie (WAC) ingericht met daarin collega’s vanuit de business én vanuit de afdeling Informatisering en Automatisering. Een WAC beoordeelt de gewenste wijzigingen en hun samenhang, stelt prioriteiten, start projecten op om wijzigingen door te voeren, en houdt de voortgang in de gaten.Evelyn Bongers, manager Informatisering en Automatisering, en Jelle Ruttenberg, Informatiearchitect en BI-beheerder bij De Wever, vatten het gebruik van het RDC bij De Wever bondig samen: “Met behulp van het RDC gaan wij van overzicht via inzicht naar grip”.
Alle WAC’s zijn vertegenwoordigd in het Wever-brede strategisch IT-overleg. Zo brengt De Wever dus door middel van het RDC de business en de afdeling Informatisering en Automatisering dichter bij elkaar, verbindt het beleid met uitvoering, ordent en structureert het, en geeft het iedereen verantwoordelijkheid voor het eigen gebied.
Onverwachte boodschappen
Bij Thebe in Tilburg was de ervaring met informatisering-projecten wisselvallig. Vaak waren deze projecten afhankelijk van de kennis van een enkeling.Erwin van Boxtel, Informatiemanager bij Thebe, vertelt zijn eerste ervaringen met het RDC: "We gebruikten het RDC als de boodschappenlijst die je eraan herinnert waar je allemaal aan moet denken bij projecten. Het was grappig te zien dat zo soms onverwachte vragen worden gesteld.”
Zo is bijvoorbeeld de vraag op tafel gekomen wat de introductie van een ECD doet met werving en selectie. Immers, digitale vaardigheden worden met de dag belangrijker. Ook kwamen we erachter dat we onze brochures aan moesten passen ten gevolge van het ECD. Daar stonden namelijk foto’s in waarop een verpleegkundige met een dossiermap te zien is.”
De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat anderen binnen de organisatie het moeilijk vonden om het model los te zien van hoe de zaken bij Thebe zijn ingericht. Zo werd een domein uit het RDC al gauw een afdeling binnen Thebe.
Nuttig instrument
Of je het RDC nu wilt gebruiken als kapstok voor toezicht binnen je organisatie of als checklist voor projecten, het RDC is een nuttig instrument bij veranderingen in de informatievoorziening. Want alle ‘tandwielen’ binnen de informatievoorziening en processen in je organisatie vertonen ergens samenhang. Het RDC helpt bij het herschikken van die processen.Over de gastblogger
Irene van Duijvendijk is bij Nictiz als adviseur verantwoordelijk voor vraagstukken op het snijvlak van Zorg en ICT met name binnen de caresector en met betrekking tot Persoonlijke gezondheidsomgevingen. Hieronder vallen onder andere het iCare platform, het eOverdrachtsbericht, het referentiedomeinenmodel care en het programma ‘Meer regie over gezondheid’.
Reageer hieronder op deze blog of mail met duijvendijk@nictiz.nl.
