Het Leids Universitair Medisch Centrum heeft dit jaar de publieksprijs Klinische Chemie van de NVKC gewonnen. Dit vanwege de succesvolle realisatie van het project “Digitaal aanmelden op de Centrale Bloedafname; over procesoptimalisatie en een patiëntvriendelijk aanmeldproces”. De jury deed in haar rapport een brede oproep aan andere instellingen om dit proces nog eens goed onder de loep te nemen.
In het kader van kennisdeling opende de afdeling Klinische Chemie en Laboratoriumgeneeskunde van het LUMC daarom op 9 november haar deuren. Samen met Logis.P organiseerde het een informatiebijeenkomst over het project. In totaal togen 22 ziekenhuizen en laboratoria naar Leiden om de kennissessie over procesoptimalisatie Centrale Bloedafname van het LUMC bij te wonen.
Tijdens de sessie werden door het LUMC de aanleiding voor het project-, de aanpak en realisatie en de resultaten toegelicht. Dit werd ook gevisualiseerd aan de hand van een video waarin alle processtappen werden toegelicht. Daarnaast werden door Logis.P trends en ontwikkelingen geschetst met betrekking tot capaciteitsmanagement en aanmelden via de smartphone. Ook konden deelnemers onderling kennis en ervaring uitwisselen aan de hand van een aantal stellingen.
Logistieke uitdaging Centrale Bloedafname
Het LUMC ervoer, net als vele andere ziekenhuizen een flinke patiëntlogistieke uitdaging op de Centrale Bloedafname voor mensen die bloed lieten prikken of voor een functieonderzoek kwamen. Denk aan piekdrukte op de ochtenden in de week, maar ook de anderhalve meter maatregel in coronatijd zorgden voor aanzienlijk minder plek in de wachtruimtes.
Met op drukke dagen tot zo’n 700 patiënten per dag een serieuze patiëntenstroom. Waar andere ziekenhuizen de vrije inloop (‘walk-in’) schrapten, wilde het LUMC hieraan vasthouden. Om dit proces te optimaliseren ontwikkelde Arjan Albersen, laboratoriumspecialist bij het LUMC, een nieuw concept met slimme software koppelingen voor een efficiëntere patiëntenstroom en kortere behandeltijden.
Aanpak en procesoptimalisatie
Belangrijk element in de optimalisatie vormt het koppelen van het patiënt logistieke systeem van Logis.P, met de bronsystemen van de poli Bloedafname. Dit zijn het ZIS/EPD (HiX) en het Laboratorium Informatie Systeem (Glims). Hierdoor worden na aanmelding automatisch gegevens opgehaald en op basis van de orders worden patiënten in de juiste wachtrij geplaatst, zodat ze zelf geen keuze meer hoeven te maken aan de zuil bij de Bloedafname. Alleen de uitzonderingen worden naar de balie gestuurd.
Patiënten waarvan de order volledig is worden uit de wachtrij opgeroepen naar de juiste prikkamer, waar de medewerker de QR-code van het dagticket scant. Hierbij wordt automatisch de juiste order geactiveerd in het LIS. Hierdoor worden handmatige werkzaamheden (en daarmee fouten) vermeden. Ook draagt deze methode bij aan een aanzienlijke reductie van de behandeltijd in de prikcabines. En een kortere behandeltijd betekent automatisch ook dat de wachttijden korter worden.
Alexandra van der Wal, Afdelingshoofd nam de deelnemers tijdens de sessie mee in de implementatie en ging daarbij o.a. in op de gewenningsperiode voor zowel medewerkers als patiënten.
Aantoonbare resultaten
Doordat er minder herstelwerkzaamheden nodig zijn en de piekdruktes zijn uitgesmeerd, neemt de werkdruk af bij het personeel. Daarnaast blijkt dat het werkplezier verhoogd is onder de werknemers van het LUMC. Zij kunnen zich nu beter concentreren op hun kernwerkzaamheden.
Ook patiënten ervaren de werkwijze positief; ze hoeven na de uitgifte van het dagticket bij de centrale zuilen geen keuzes meer te op de aanmeldzuil bij de Bloedafname en is de wachttijd sterk teruggebracht. Dit komt doordat het project ook positieve effecten heeft op de productiviteit. Meer dan 50% van de patiënten wordt binnen 7,5 minuut geprikt. De gemiddelde efficiency is hiermee 30 tot 40 procent omhoog gebracht.
Meer weten over de tot stand komen van de ontwikkeling van deze procesoptimalisatie? Lees het hele interview in ICT&health 3 van dit jaar met Arjan Albersen en Remco van Duuren. Hierin bespreken zij uitgebreid de prijswinnende oplossing bij het LUMC.
