Gelre Ziekenhuizen is de eerste ziekenhuisorganisatie in Nederland die het EPD in de cloud heeft geplaatst. Op zich al een spannende innovatiestap. Maar het combineerde die zelfs met de gelijktijdige overstap naar een nieuw EPD.
Een ziekenhuis dat besluit om het EPD in de cloud te plaatsen, gaat niet over één nacht ijs. “De beslissing om deze stap te nemen, ligt alweer een hele tijd achter ons”, vertelt Han van der Zee, CIO en transitiemanager digitalisering van het ziekenhuis. “We staat te boek als een modern ziekenhuis, ook in termen van digitalisering, dat was één reden. De tweede is schaalbaarheid, wat te maken heeft met de kosten. We wilden niet met een grote installed base in huis werken, de ruimte die dit kost hebben we nodig om zorg te verlenen. Ten derde is het moeilijk voor ons als ziekenhuis om de ontwikkelingen op dit gebied bij te houden, het is niet onze corebusiness.”
Het hele proces is begeleid door service provider Rapid Circle. Chief Strategy Officer Wilco Turnhout vertelt: “Het is een stap die ook past bij de ontwikkelingen in de zorg. De zorgvraag stijgt, de zorgkosten stijgen ook maar het budget niet. Dus is het nodig de zorg anders te gaan organiseren, meer samenwerking te zoeken ook. Hiervoor is technologie nodig: data beschikbaar en deelbaar maken.
EPD in de cloud
De ziekenhuizen zijn nog erg EPD-centric georganiseerd, maar moeten juist platform-centric gaan werken om applicaties en data te kunnen delen. Het besef is er dat ziekenhuizen daarvoor het fundament van hun EPD-voorziening moeten vernieuwen. Dat is een enorm belangrijke eerste stap om met nieuwe technologie meer met data te kunnen doen en die veilig en efficiënt te kunnen uitwisselen. Bij al deze overwegingen past de beweging naar de cloud.”
Het was een bijzondere stap die Gelre Ziekenhuizen zette, want er was geen ziekenhuis dat als voorbeeld kon dienen. “We konden wel kijken naar wat op dit gebied al gebeurde in andere sectoren”, zegt Van der Zee. Na zorgvuldige marktverkenning in samenwerking met KPMG viel de keuze op Azure van Microsoft. “Deze aanbieder loopt vooruit in clouddiensten en in infrastructuur”, vertelt hij. “Veiligheid en een hoge mate van continuïteit waren bij de keuzebepaling essentiële elementen voor ons. Downtime betekent dat operatiekamers en poli’s stilvallen en dat de ambulancedienst niet kan functioneren.”
Juist die overwegingen waren doorslaggevend, bevestigt Turnhout: “Microsoft is echt een enterprise aanbieder en heeft de meeste mensen op security zitten.” Van der Zee: “We voorzagen al het risico van cybercrime. Essentieel om rekening mee te houden natuurlijk, zeker in de zorg waarin wordt gewerkt met patiëntengegevens.”
Goed voorbereide livegang
Er was dan ook zeker koudwatervrees, erkent Van der Zee. “Tot op het moment van livegang zelfs”, zegt hij. “Niet alleen omdat we met het EPD naar de cloud gingen, maar ook omdat we op hetzelfde moment de overstap maakten naar een nieuw EPD, HIX van Chipsoft. We hebben alles dan ook vooraf uitgebreid getest in simulaties. Daaruit concludeerden we dat we moesten opschalen om efficiënt te kunnen werken, gelet op het aantal werkplekken en op de grote databestanden waarom het met werken met het PACS gaat.
Beelden uploaden vergde eerst dertig seconden. Dat is te lang voor de specialist en voor de patiënt. Dankzij de opschaling is het nu vijf seconden.” Alleen het PACS draait overigens in een andere cloud. “De realiteit voor alle ziekenhuizen zal een hybride cloud zijn”, zegt Turnhout. “Als service provider zien we het natuurlijk als één omgeving.”
Er waren meer spannende stappen. De koppeling met medische apparatuur overal in het ziekenhuis waarvan data moeten worden opgehaald bijvoorbeeld. De conversie van data van het oude naar het nieuwe systeem ook. En het verlenen van de juiste autorisatie aan de medewerkers.
“Nu we een paar weken live zijn, hebben we 1.500 meldingen gekregen van zaken die niet goed gingen”, vertelt Van der Zee. “De helft daarvan heeft betrekking op autorisatie. Helemaal volgens verwachting. Van Chipsoft hoorden we dat het veel minder is dan bij andere ziekenhuizen die overstappen van het ene EPD naar het andere, nog zonder daarbij tegelijkertijd naar de cloud te gaan dus. Bedenk daarbij dat we meerdere locaties hebben, dus de processen daartussen moesten ook worden geharmoniseerd.”
Stappen zetten
De vaststelling van Van der Zee “We hebben dus heel veel tegelijk gedaan” is kortom wel ter zake. “Daar komt nog bij dat een paar maanden voorafgaand aan de livegang ook nog het business intelligence systeem is aangepast”, vult Turnhout hierop aan. “Ook dat is cloud gebaseerd en biedt nu veel meer mogelijkheden voor voorspelling en analyse dan voorheen. Het past allemaal in de strategie van veel meer data gedreven werken en zorg verlenen.”
De basis daarvoor is nu op orde, stelt Van der Zee. “Een logische vervolgstap is nu meer portalen opzetten, naar de eerste en de derde lijn. En meer informatie uitwisselen met andere ziekenhuizen in de regio. De zorg wordt immers steeds meer netwerkzorg. We hadden een forse ambitie in 2019 maar die zijn we nu wel aan het realiseren. Aan andere ziekenhuizen zou ik aanraden: zet ook die stap. En afgaand op de grote belangstelling voor wat wij hier aan het doen zijn, is die behoefte er duidelijk.”
Turnhout gaat nog een stap verder. “Begin er nu meteen mee”, zegt hij. “We weten nog niet waar we naar toe gaan in de zorg, maar we weten wel dat die gaat veranderen. De basis neerzetten voor deze verandering is niet alleen een kwestie van technologie, maar ook van cultuur. Een cultuur van nieuwsgierig zijn naar verbeteren en veranderen en de kennis om te weten wat je daarvoor in zou kunnen zetten. Zo’n traject kost 5 jaar. Als andere ziekenhuizen wachten tot alle lessen geleerd zijn, kunnen ze de technische transitie misschien inkorten tot vier of drie jaar. Maar de cultuurverandering die erbij komt kijken, blijft vijf jaar vergen. In het huidige zorgveld kun je je niet veroorloven daar langer mee te wachten.
Meer horen over deze transitie? Kom dan luisteren en meepraten tijdens het seminar Healthcare transformation to the Cloud.
