Eenduidig en eenmalig vastleggen van patiëntengegevens voor meervoudig gebruik is een centraal onderdeel van het VIPP-programma voor onder meer ziekenhuizen en zorginstellingen. Het is niet alleen een technische opgave, maar vraagt veel van organisaties en zorgprofessionals. Om zorginstellingen hierbij te helpen, heeft Registratie aan de bron een serious game ontwikkeld dat nu door het VIPP-programma wordt aangeboden.
De serious game laat deelnemers interactief de uitdagingen ervaren rond het eenmalig vastleggen van zorginformatie in het EPD. Het VIPP-programma biedt nu 20 instellingen de mogelijkheid dit spel te spelen. Dit gebeurt onder begeleiding van een ervaren spelbegeleider. Het spel is bedoeld voor iedereen die betrokken is bij het vastleggen of hergebruiken van zorginformatie. Voor zorgverleners, maar ook voor bijvoorbeeld zorgadministrateurs, projectleiders en IT’ers. Voor artsen is de game geaccrediteerd.Opmaat voor verbetering
In de game spelen de deelnemers een ziekenhuis-in-het-klein na. Patiënten vinden hun weg langs baliemedewerkers, verpleegkundigen en artsen. Deze zorgprofessionals leggen in het EPD de informatie over de patiënt vast. Deelnemers ondervinden aan den lijve hoe het is als ze steeds opnieuw dezelfde informatie moeten geven, uitvragen, opzoeken en noteren. Ze worden uitgedaagd om na te denken hoe ze zorginformatie slimmer en gemakkelijker kunnen vastleggen. En hoe ze de informatie kunnen hergebruiken. De inzichten opgedaan in het spel, dienen als opmaat naar verbeteringen in het eigen ziekenhuis of zorginstelling.Treant zet serious game al in
Op haar website schrijft VIPP dat onder andere Treant het spel al inzet. De Zorggroep met drie ziekenhuislocaties en 17 centra voor wonen (regio Hoogeveen-Emmen-Stadskanaal) en zorg heeft een programmateam VIPP opgericht die de veranderingen als gevolg van de VIPP-doelstellingen moeten begeleiden. De regie over het veranderproces ligt bij de vakgroepen en de cliëntenraad. Er zijn vier uitgangspunten opgesteld voor het veranderproces om de belangrijkste uitdagingen aan te pakken:- Hoe zorg je dat de zorgprofessional door het VIPP-programma ook werkelijk minder registratielast ervaart door eenduidig en eenmalige registratie?
- Hoe zorg je dat de kwaliteit van de relatie met de patiënt middels digitaal uitwisselen van gegevens nog beter wordt?
Spelsimulatie biedt aanknopingspunten
De uitgangspunten zijn onder meer:- Creëren van urgentie: duidelijk maken wat de gevolgen zijn als er niets gedaan wordt.
- Regie ligt bij vakgroepen: het programmateam faciliteert. Om de vakgroepen te ondersteunen zijn er tools zoals een pop up kantoor om op alle locaties vragen te beantwoorden.
- Betrekken alle stakeholders en cruciale rol cliëntenraad: deze raad is klankbord en meebeslisser bij alle onderdelen van het VIPP-proces.
- Bewustwording creëren van de eigen rol in de keten: hier wordt het spel bij ingezet. Om te veranderen dat iedereen nog op een eigen maniergegevens vastlegt in het systeem, moet iedereen zich bewust worden van de eigen rol in de keten en het effect van de manier van registreren voor de rest van de keten. De spelsimulatie biedt aanknopingspunten voor directe verbeterpunten in de eigen praktijk.
- Borging: voor de borging na de livegang worden opleverdocumenten gemaakt, die gaan over de borging van het regulier beheer en het gehele borgingsproces.
