Ziekenhuis ZGT (Ziekenhuisgroep Twente, Almelo en Hengelo) wil met behulp van een AI-model het aantal patiënten dat niet opdaagt voor een afspraak terugdringen. Jaarlijks zijn er ruim 21.000 van deze no-shows, die het ziekenhuis omgerekend drie miljoen euro aan verloren spreekuurtijd kosten. Door beter te voorspellen wie mogelijk niet komt opdagen voor een afspraak, kunnen deze patiënten vooraf gebeld worden om hen aan de afspraak te herinneren. Eerder al heeft het Erasmus MC met succes een AI-toepassing ingezet om no-shows te verminderen.
De proef start op de afdelingen gynaecologie en kindergeneeskunde. Als de aanpak succesvol blijkt, wordt het AI-systeem ook op andere afdelingen binnen ZGT toegepast. De eerste resultaten van de pilot worden in november gepresenteerd. Bij een eerdere proef in het Erasmus MC (Rotterdam) zorgde een vergelijkbare aanpak voor een daling van 14,9 procent in het aantal no-shows. ZGT hoopt op hetzelfde resultaat.
Telefonische herinnering
Het AI-model analyseert factoren zoals eerdere no-shows, leeftijd, specialisme en het tijdstip van de afspraak. Zo wordt dagelijks een lijst opgesteld van patiënten met een verhoogd risico op niet verschijnen. Deze patiënten krijgen voorafgaand aan hun afspraak een telefonische herinnering om te voorkomen dat ze hun afspraak missen. Ziekenhuis Isala (Zwolle) gaat eind dit jaar een pilot starten vergelijkbaar met die van het ZGT, om het no-show probleem aan te pakken.
Volgens Job Maathuis, data scientist bij het ZGT, zijn alle bekende factoren die bijdragen aan no-shows in één AI-model gestopt zijn, zo vertelt hij tegen RTV Oost. Daaronder informatie uit het EPD, zoals eerdere no-shows versus nagekomen afspraken, hoe lang geleden de afspraak is ingepland (hoe langer geleden, hoe groter de kans op no-show) en het specialisme.
Hoge aantallen
Laura Hofman, adviseur capaciteitsmanagement, benadrukt dat gekozen is voor de afdeling gynaecologie omdat het hier om relatief grote aantallen patiënten gaat. Bij kindergeneeskunde gaat het om de bovengemiddeld hoge aantallen no-shows.
No-shows zijn voor zowel medewerkers als patiënten nadelig, aldus Jorieke Zoet-Verheul, kinderarts-cardex en medisch manager bij het ZGT, tegen RTV Oost. Zij schetst dat één op de tien patiënten niet verschijnt op een afspraak. Dat zorgt voor gaten in de agenda en nutteloze voorbereiding. Soms komen mensen niet omdat een probleem al verholpen is, maar laten ze dit niet weten.
Succesvolle pilot
Het Erasmus MC heeft in 2023 in een pilotproject met succes AI ingezet om het aantal no shows aanzienlijk te verminderen. Met een pilotproject bij 24 poliklinieken wilde het Erasmus MC het aantal no shows terug dringen. Door patiënten kort voor hun afspraak te bellen, blijkt te kunnen worden voorkomen dat ze niet komen opdagen. AI helpt bij het selecteren van potentiële zogeheten no shows. Op basis van veertien selectiecriteria kwamen patiënten op een bellijst te staan.
Het Erasmus MC telde in 2021 42.000 no shows op een totaal van bijna 800.000 poli-afspraken, 5,25 procent van het totaal. Al die vrijgevallen consulten hadden kunnen worden gebruikt om andere patiënten op de wachtlijst te helpen. Ook worden zorgprofessionals belast met het opnieuw inplannen en voorbereiden van afspraken, zo vertelde Arthur Stoof, sector manager van de poliklinieken, destijds op de website van Erasmus MC. “Ziekenhuizen willen het no show-percentage natuurlijk zo laag mogelijk houden. Een degelijk volgeboekt poli-programma helpt bij de reductie van wachtlijsten en zorgverleners blijft zo extra administratief werk bespaard."
Sms of e-mail
Overigens zetten steeds meer zorgaanbieders een sms’sje of een e-mail in om mensen aan hun afspraak te herinneren. Het IJsselland Ziekenhuis in Capelle aan den IJssel gebruikt bijvoorbeeld in het kader van digitalisering van zijn communicatie bijvoorbeeld diverse sms-oplossingen, zoals het versturen van een afspraakherinnering. Volgens betrokkenen daalt dankzij deze service ook het aantal patiënten dat niet komt opdagen voor een afspraak aanzienlijk.
