Hoe haal je het meeste uit een digitaal platform dat organisaties ondersteunt in het bieden van hybride zorg? Door vanaf het moment van de keuze voor zo’n platform mensen uit alle lagen van de organisatie te betrekken bij de uitrol en het gebruik ervan, vertellen Phine Krom en Lisanne Bal van E25 Zorg & Welzijn in ICT&health 5. Samen met Marianne Reintjes, implementatiespecialist van e-health aanbieder Minddistrict, belichten ze de do’s en dont’s om de uitrol én het gebruik erna tot een succes te maken.
Ontstaan vanuit het jongerenwerk is E25 inmiddels breder actief in preventie en geïndiceerde zorg, voor zowel jongeren- als volwassen-coaching, het begeleiden van uitgevallen jongeren, de forensische zorg en behandelzorg op ggz-gebied als verlengstuk van de coaching.
Vanuit het behandelteam kwam voor het eerst de vraag naar digitale ondersteuning, vertelt projectleider e-health Lisanne Bal. “Om coaches en behandelaren extra tools in handen te geven, wordt Minddistrict breed ingezet om cliënten op een andere manier te begeleiden, een stuk psycho-educatie te geven, waardoor ggz-behandeling misschien niet eens meer nodig is."
Iedereen betrekken
Die brede inzet moet echter ergens beginnen, weet Marianne Reintjes - als implementatiespecialist van Minddistrict nauw betrokken bij de uitrol - uit ervaring. Voor Minddistrict is een goede uitrol een van de belangrijkste factoren die het verschil tussen succes of falen – en alles daar tussenin – bepalen.
Daarbij is het een must om vanaf het begin van een implementatietraject mensen uit alle lagen van een organisatie hierbij te betrekken, benadrukt Reintjes. “En met dat begin bedoel ik óók het traject van besluitvorming over hoe een platform gebruikt gaat worden. Als het bestuur besluit om een platform te gebruiken en de gebruikers worden pas betrokken als het systeem er staat, dan slaat het vaak niet aan. Ook is het goed wanneer al die verschillende expertises nadenken over wat de rol van Minddistrict kan zijn van begin tot einde van een cliëntreis."
Train de trainers
Die aanpak sloeg aan bij E25, waar een ‘dream team’ opgezet werd van coaches, behandelaren en medewerkers uit de centrale ondersteuning. Maar ook werden er trainers in de organisatie geworven die het belang en het gebruik van Minddistrict binnen de organisatie uitdroegen én dragen. Die trainers werden door Minddistrict begeleid vanuit het motto ‘train de trainer’.
Het is belangrijk om vanaf het begin draagvlak te hebben, merkte projectleider e-health Bal, want het toevoegen van digitale zorg aan je bestaande zorgaanbod is niet niks. “Toen we nog zoekende waren, heeft Minddistrict bij bestuur en managers een hele duidelijke, inhoudelijke presentatie gegeven. Over wat hun platform te bieden heeft, hoe je het kunt inzetten, maar ook hoe een uitrol eruit kan zien. We zijn meegenomen door het hele implementatietraject, wel zo prettig.”
Meteen 'all-in'
Waar verder veel organisaties kiezen voor een pilot en dan een geleidelijke uitrol, is E25 meteen ‘all-in’ gegaan, vertelt projectleider Phine Krom. “Onze trainers hebben in de hele organisatie nu behandelaren geholpen in het gebruik van Minddistrict."
Maar, benadrukt Krom, het blijft nodig om structureel de vinger aan de pols houden: werken de ingeregelde processen nog zoals het hoort, zitten we nog op de gewenste koers? "Onlangs is er een nieuw medewerkersportaal online gegaan, waar Minddistrict onderdeel van wordt - bijvoorbeeld zodat mensen zich voor een training kunnen aanmelden. Zo zullen er ook weer andere zaken veranderen of bijkomen. Uitrol en gebruik is wat dat betreft een levend iets.”
Lees het hele artikel in editie 5 van IC&health, die op 25 oktober verschijnt.
