Het St. Antonius Ziekenhuis (Utrecht/Nieuwegein) heeft onlangs een nieuw softwaresysteem in gebruik genomen. Het ERP-systeem (Enterprise Resource Planning ) speelt volgens betrokken bestuurder Dirk de Kruif een belangrijke rol bij allerlei ondersteunende processen in het ziekenhuis: van bestellen tot betalen en van boekhouden tot logistiek. “Dit betekent meer gemak en overzicht voor onze medewerkers. Dit draagt weer bij aan de continue verbetering van de zorg voor onze patiënten.”
Het systeem van AFAS ondersteunt in de breedste zin de logistiek en bedrijfsvoering. Het maakt de uitvoering van taken en processen in het St. Antonius voor de dagelijkse bedrijfsvoering gemakkelijker en efficiënter. Daarmee draagt het optimaal bij aan de ondersteunende dienstverlening aan afdelingen in het ziekenhuis én uiteindelijk ook aan de zorg voor patiënten. Het gaat daarbij volgens De Kruif om zowel beschikbaarheid, kwaliteit en kosten.
Systeem vereenvoudigt alle processen
Het nieuwe systeem biedt het St. Antonius beter inzicht in de voorraad medische artikelen en de houdbaarheid hiervan. Artikelen worden wanneer nodig automatisch bijbesteld, stelt De Kruif. “Doordat deze processen nu worden ondersteund met één systeem, hebben we niet alleen beter inzicht, maar kunnen we deze processen ook beter bijsturen. De kans dat een medisch artikel op is en onze zorgverleners misgrijpen, is hiermee ook sterk afgenomen.”
Het ziekenhuis kan nu ook de verschillende voorraden van vaak dure materialen en middelen op meerdere locaties beter bijhouden en zo verspilling van beperkt houdbare artikelen voorkomen. “Door vraag gestuurd te werken zorgen we ervoor dat OK’s met relatief beperkte voorraden optimaal en op tijd zijn voorzien van de benodigde hulpmiddelen, instrumenten en materialen”, stelt De Kruif.
Minder werk
René Lowik, assortimentbeheerder op de OK, onderstreept deze voordelen. Zo kunnen de implantaten die tijdens operaties gebruikt worden makkelijker geregistreerd en besteld worden. Ook de koppeling met het EPD ziet hij als een groot pluspunt. “Met een simpele scan van een barcode registeren we een implantaat in het EPD en bestelt de nieuwe bestelfunctionaliteit automatisch een nieuwe. Daar waar er voorheen twee handelingen nodig waren, is er nu één handeling nodig om een implantaat te registreren in het EPD en vervolgens in het ERP bij te bestellen. Dat scheelt ons werk.”
De invoering van ERP was een veelomvattend project, dat een jaar in beslag heeft genomen. In juli van dit jaar zijn alle functionaliteiten in één keer live gegaan. “Dankzij de inzet van circa 260 medewerkers is deze complexe introductie vlot verlopen, ondanks het moeilijke coronajaar. Ik ben daar heel trots op”, besluit De Kruif.
