Hoog op de ladder voor goede ICT-huishouding in de praktijk

“Van data maak je informatie. Maar als je data niet goed registreert, dan maak je van data een onbruikbaar rommeltje. Een consult met een patiënt is een uitdaging, maar het is een tweede uitdaging om het consult om te zetten in goede codering en registratie”, zegt huisarts Bart Timmers. Om te bekijken hoe goed zijn praktijk scoort op ICT-gebied heeft hij de ICT-Ladder ingevuld.

“Ik ben een gedreven huisarts en wil mijn werk graag goed doen. Dat kan tegenwoordig niet meer zonder goed gebruik en beheer van ICT-middelen en alles wat daarbij hoort. Patiënten worden daar beter van, je werk wordt daar beter van en dus moet je ICT in je praktijk goed aanpakken", vindt Timmers.

De ICT-Ladder is bedoeld om huisartspraktijken en zorggroepen een indruk te geven hoe ze er op het gebied van ICT voor staan. De vragenlijst bestaat uit ruim 150 vragen verdeeld over vijf (Nictiz-)thema’s: organisatie, zorgproces, informatie, applicatie en infrastructuur. Het invullen van de totale vragenlijst neemt tussen de twee en vier uur in beslag. De score wordt weergegeven op een dashboard. In de vorm van een top 7 wordt een prioritering van verbeterpunten aangegeven. En per prioriteit wordt automatisch een kant-en-klaar actieplan aangeboden. En zo klim je van trede nul naar trede vijf op de ladder. 

“Dat maakt het overzichtelijk en behapbaar. Je kunt per trede taken van je prioriteitenlijst afvinken”, zegt één van de initiatiefnemers van de ICT-Ladder en huisarts, Bart van Pinxteren. “Automatisering werd vroeger in de vrije uurtjes – als die er al waren – er een beetje bij gedaan. Maar anno 2023 moet je wel tijd inruimen om te werken aan de ICT-volwassenheid in je praktijk. Dat komt je bedrijfsvoering en de zorgverlening ten goede.”

Vijf treden
De ICT-Ladder kent in totaal vijf treden. Bij het invullen ervan is het raadzaam om in ieder geval gegevens bij de hand te hebben zoals financiële jaarcijfers en een overzicht van de aanwezige hardware.

Uitkomsten kunnen adviezen zijn als: ‘Zorg dat u beschikt over een continuïteitsplan dat beschrijft hoe te handelen bij uitval van ICT-systemen langer dan twee uur’. Of: ‘Test jaarlijks het terugzetten van de back-up van het HIS’. 

“Dit lijken open deuren, maar we zien maar al te vaak dat er juist bij de basis in een goede informatiehuishouding stappen missen. Mensen die de ladder invullen, zijn inderdaad wel verbaasd over de score. Want wat blijkt: veelal scoren ze niet hoger dan trede 0 of trede 1. Dat heeft alles te maken met de randvoorwaarden die bij ICT komen kijken. Neem de AVG. Dat is best een strenge privacywet en die hebben we ook zo opgenomen in de ladder. Daarom is dat een onderdeel dat aan het begin van de ladder wordt behandeld. Je kunt niet mensen de ladder laten invullen en pas bij latere treden nog eens beginnen over juridische zaken, zoals een AVG. De basis moet goed staan en dus is dat ook een van de eerste zaken die in de ICT-Ladder wordt behandeld”, vertelt Van Pinxteren. 

ICT zou structureel onderdeel van je werkweek moeten uitmaken

Zijn collega Timmers die de ICT-Ladder heeft ingevuld, herkent wat Van Pinxteren zegt en was ook wel wat verbaasd over de uitkomst: “Zorginnovatie via het inzetten van ICT vind ik enorm leuk om te doen. Ik ben daarmee veel bezig. Maar juridische en andere organisatorische zaken die daarbij komen, staan niet hoog op mijn lijst om aan te pakken. Zoals dat vaak gaat: taken die niet leuk zijn om te doen, schuif je vaak op de lange baan. Maar met de ICT-Ladder zie je zwart op wit de zaken waarvan je dacht ‘dat doe ik nog wel eens’. In mijn geval de aanbeveling: ‘Zorg ervoor dat alle medewerkers goed werken volgens de ADEPD-richtlijn van het Nederlands Huisartsen Genootschap (Adequate Dossiervoering in het Elektronisch Patiënten Dossier). Ik dacht: ‘huh, maar dat doen we toch al?’." 

Maar toen Timmers dieper in die aanbeveling dook, zag hij dat de POH-ggz het systeem niet helemaal juist invulden. “En dat klopt, want dat stond altijd nog op mijn lijstje om te bespreken met hen. Je wordt dus geconfronteerd met de zaken waarvan je dacht ‘dat komt later nog wel een keer’.”

Certificering
De ICT-Ladder wordt jaarlijks geactualiseerd aan de hand van de ervaringen en bevindingen die de deelnemende huisartspraktijken en zorggroepen verzamelen. “Die input is heel belangrijk om de ICT-Ladder actueel te houden”, vertelt Van Pinxteren. “Sommige vragen zijn niet meer relevant en er zijn vragen die moeten worden aangepast of toegevoegd. Vorig jaar deden bijvoorbeeld vragen over thuismonitoring hun intrede. Dit onderwerp hebben wij daarom ook direct opgenomen in de ICT-Ladder. Een paar jaar geleden was de AVG een hot item. Dat hebben we toen verwerkt in de ICT-Ladder.”

Timmers en zijn collega’s gaan voor feedback ook voortdurend in gesprek met beroepskoepels, het ministerie en verzekeraars. Ze willen de kwaliteit van de ICT-Ladder goed borgen, maar een officiële certificering ervan is er nog niet. 

“Het zou mooi zijn als bijvoorbeeld een beroepsorganisatie of certificeringsinstantie stelt dat de ICT-Ladder een goede tool is om de ICT-volwassenheid in de huisartspraktijk of zorggroep te meten. Die steun zou geweldig zijn. Iedereen zegt ‘het is fantastisch en wat een gave tool’ maar vervolgens worstelen ze ook met de positie van een initiatief als ICT-Ladder. Wij zijn een clubje enthousiaste huisartsen en ICT’ers, maar met welke status? In ieder geval laten we ons ook na tien jaar niet ontmoedigen. We hebben een lange adem en zien dat het gebruik van de ICT-Ladder toeneemt. Om deelnemers te motiveren, krijgen ze bij het behalen van de vierde trede van ons een certificaat. We gaan dan ook op praktijkbezoek bij die deelnemer om met eigen ogen te zien hoe het op ICT-gebied is ingericht. Met die goede voorbeelden kunnen ook wij weer verder.”

Regio-denken
Timmers is in ieder geval een tevreden eindgebruiker van de ICT-Ladder. De uitkomsten en zijn ervaring neemt hij mee in de regio waar hij werkt. Hij begrijpt dat niet iedere huisarts tijd en aandacht kan hebben: “Het is geen wondermiddel. Zo van ‘schaf die ICT-Ladder maar aan en voortaan ben je met een paar uur per week werken aan je ICT klaar’. ICT hoort nu nog bij de extra taken die je op je vrije dag doet, maar eigenlijk zou het structureel onderdeel van je werkweek moeten uitmaken. Als je zelf niet zoveel met ICT hebt, kun je het altijd bij je praktijkmanager beleggen. Maar wil je in de toekomst echt stappen maken op ICT-gebied dan moet je dit vraagstuk als regio gaan oppakken. Praktijken kunnen zelf de ICT-Ladder invullen maar de verbeterplannen kunnen in een bredere setting worden opgepakt.”

Van Pinxteren ziet naast het regionaal oppakken van ICT een ander verbeterpunt: de digitale communicatie tussen zorgverleners onderling en met patiënten. “Daarin kan de komende twee à drie jaar veel verbeteren. Nu is het nog te versnipperd. Er is wildgroei in allerlei communicatiemiddelen. Zelfs de fax wordt hier en daar nog gebruikt. Ik denk dat er veel winst is te behalen door af te spreken welke digitale communicatiemiddelen worden gebruikt.”