“Automatisering RIBW ZWWF klaar voor veranderingen”
Decentralisatie in de zorg, Wmo, efficiënter werken, cliënt voert de regie over zijn zorgbehoefte. Zomaar vier onderwerpen die de werkdag van Ron Dors, hoofd bedrijfsvoering bij RIBW ZWWF, beheersen. Om hier een goede invulling aan te geven, speelt hij kort op de bal door de inzet van technologie en het opzetten van een hechte samenwerking met gemeenten en andere zorgorganisaties in de regio. En met succes. De inzet van technologie - iPads gekoppeld aan het ECD - heeft al geleid tot aanzienlijke kostenbesparingen. RIBW Zaanstreek, Waterland en West-Friesland (RIBW ZWWF) begeleidt mensen met een langdurige psychische en/of psychosociale hulpvraag. Dit door begeleiding bij het wonen, werken en onderhouden van sociale relaties. Het doel is om cliënten een zo goed mogelijk zelfstandig bestaan te bieden.Eigen regie en zelfredzaamheid
RIBW ZWWF speelt hierop in door aan alle ambulante cliënten een iPad te verstrekken. Heeft een cliënt behoefte aan een gesprek met een begeleider, dan kan men via FaceTime contact opnemen. "Dit is een aanvulling op ons reguliere zorgaanbod waarbij een cliënt vanuit eigen regie kan handelen", vertelt Ron Dors. "Als een cliënt behoefte heeft aan een gesprek kan hij direct contact opnemen met de zorgverlener. Cliënten ervaren dit als bijzonder prettig. Het gebruik van 'Digitale Begeleiding met beeld' draagt bij aan de zelfredzaamheid van de cliënt en de contactmomenten kunnen hierdoor korter worden."
Verademing
Behalve digitale begeleiding met beeld, kunnen alle ambulante zorgverleners via de iPad ook het ECD raadplegen en hun bevindingen vastleggen. Tevens worden de uren via de iPad geregistreerd. Medewerkers hoeven daardoor niet meer vaak naar kantoor, waardoor er meer directe tijd voor de cliënt beschikbaar komt. Bovendien voorkomt de RIBW ZWWF fouten als gevolg van dubbele invoer. "Deze manier van registratie is een verademing ten opzichte van de oude systemen", aldus Dors. "Het systeem werkt zeer intuïtief en gebruikersvriendelijk". Naast verhoging van de beschikbare tijd voor onze cliënten hebben wij kunnen besparen op overhead."
Flexibele werkplek
Ongeacht alle mobiele apparaten hebben ambulante medewerkers soms behoefte om even te beschikken over een rustige werkplek. Hiervoor kunnen zij ondermeer terecht bij de intramurale locaties van RIBW ZWWF. Daarnaast heeft de zorgaanbieder met andere zorginstellingen, maar ook gemeentelijke organisaties, afgesproken dat de ambulante medewerkers gebruik kunnen maken van flexibele werkplekken aldaar. Medewerkers van andere organisaties kunnen op hun beurt bij RIBW ZWWF een flexibele werkplek gebruiken. Zo wordt optimaal gebruik gemaakt van elkaars voorzieningen.
Beschikbare locaties
"Door middel van Google Maps kunnen medewerkers via de iPad zien bij welke locatie in de buurt, een werkplek beschikbaar is", zegt Dors. "Dit door koppeling van Google Maps aan het locatieaanbod. Erg handig." Het hoofd bedrijfsvoering bij RIBW ZWWF is blij met de nieuwe technologie die zijn organisatie in staat stelt om betere zorg te verlenen en tegelijkertijd efficiënter te werken.
Inhaalslag met automatisering
In korte tijd heeft RIBW ZWWF een enorme inhaalslag met de automatisering gemaakt. Een van de aanleidingen om over te gaan op de nieuwe automatisering werd veroorzaakt doordat het vorige maatwerksysteem niet mee kon met de veranderingen in de zorg. Aanvankelijk zocht RIBW ZWWF een oplossing voor een ECD, maar al snel bleek dat dit slechts een onderdeel van de totale automatiseringsbehoefte was. De organisatie ging voor een volledig geïntegreerd pakket met mogelijkheden voor de productieregistratie, financiële administratie en uitgebreide managementrapportages voor sturing en verantwoording richting stakeholders.
Samenwerking leidt tot succes
RIBW ZWWF stelde een aantal eisen aan de nieuwe software. De belangrijkste waren; gebruiksvriendelijk, toekomstbestendig en betrouwbaar. "UNIT4 was de enige partij die een dergelijk systeem kon leveren, maar voor de RIBW was er nog geen passend ECD", vertelt Dors. "Dit hebben we samen met UNIT4 opgebouwd. Het was een enorm goede samenwerking op inhoudelijk vlak met de consultants van UNIT4. Ons ECD is volledig afgestemd op onze methodische wijze van werken en eenvoudig te bedienen voor de medewerkers."
Besparingen
De nieuwe automatisering heeft geleid tot een veel efficiëntere registratie van de zorgtaken. Tegelijkertijd zijn belangrijke kostenbesparingen gerealiseerd op het gebied van ondermeer administratie en huisvesting. Dors: "De kosten van administratieve ondersteuning zijn circa 10 procent omlaag gegaan, terwijl de direct beschikbare tijd voor de cliënt met circa 15 procent is toegenomen."
Veranderingen
Besparingen in geld zijn niet de belangrijkste drijfveer geweest om over te gaan op UNIT4 Cura. Effectief inspelen op veranderingen in de zorg was prioriteit nummer 1. Het verantwoordingssysteem verandert; gemeenten zijn vanaf 1 januari 2015 verantwoordelijk voor de financiering van de huidige AWBZ-zorg. Dat betekent dat zorgorganisaties met gemeenten om de tafel moeten over de financiering van de zorg. RIBW ZWWF is in gesprek met gemeenten om te onderzoeken of de uitwisseling van de zorgproductie mogelijk is met de standaard iWmo. "Die samenwerking verloopt prima. Zowel de gemeente als wij hebben belang bij een betrouwbare en efficiënte wijze van registratie en verantwoording van gemaakte afspraken", zegt Dors
Beperking keuzevrijheid
Het hoofd bedrijfsvoering bij RIBW ZWWF ziet wel een spanningsveld bij één uitwisselingsstandaard bij decentralisatie. Standaardisatie in het verantwoorden kan de keuzevrijheid van gemeenten beperken. "Indien de standaard te rigide een bepaalde verantwoordingsystematiek afdwingt, kan dit beperkend werken in de mogelijkheid van gemeenten om nieuwe bekostigingssystematieken te ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan arrangementbekostiging of populatiebekostiging. Ik voorzie hier in de nabije toekomst flinke discussies over. Overigens zijn wij met gemeenten in gesprek om nieuwe bekostigingssystematieken te onderzoeken."
Cliënten toegang tot ECD
RIBW ZWWF wil in de toekomst de cliënten ook toegang geven tot hun eigen dossier via de iPad. Ron Dors vindt dat cliënten te allen tijde recht hebben om te weten wat er in hun dossier staat. De RIBW werkt daarom aan een cliëntenportaal. "Daarbij willen we meer bieden dan inzage in het dossier alleen. Als men vanuit het cliëntportaal bijvoorbeeld ook met de begeleider in contact kan komen, zelf een afspraak kan inplannen of in contact kan komen met andere cliënten, dan zal dit van een belangrijke toegevoegde waarde zijn. Samen met UNIT4 kijken wij naar oplossingen om dit mogelijk te maken zodat de cliënt echt de regie krijgt."
