Terwijl je onderweg bent naar het voorraadhok om een rolstoel te zoeken, spreekt een familielid van een bewoner je aan over een schilderij dat nog opgehangen moet worden. Al de derde persoon die je aan je jasje trekt vandaag, terwijl je eigenlijk echt bezig moest met achterstallige administratie. Klinkt dit herkenbaar? Voor veel medewerkers in de ouderenzorg is dit de dagelijkse realiteit. De werkdruk is hoog en zal met de aankomende vergrijzing alleen maar toenemen. Hierdoor komt warme zorg – de persoonlijke aandacht en emotionele steun die ouderen hard nodig hebben – steeds verder in het gedrang.
Uit recent onderzoek blijkt dat persoonlijke gesprekken met bewoners volgens vier op de tien zorgprofessionals het vaakst erbij inschieten. Hoe kunnen we hier meer ruimte voor creëren zonder dat de werkdruk nog verder oploopt? In deze blog delen we drie tips om randzaken te minimaliseren, zodat zorgmedewerkers maximale tijd hebben voor persoonlijke zorg.
1. Investeer in interne communicatie
In de zorgsector is sterke interne communicatie van levensbelang. Personeel werkt vaak in verschillende diensten, maar moeten goed op de hoogte blijven van elkaars werkzaamheden. Een kleine fout kan grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld als de ochtenddienst niet weet dat een bewoner tijdens de nachtdienst al zijn medicatie heeft gekregen. Des te belangrijker om dit goed op orde te hebben dus. Maar goede interne communicatie gaat verder dan alleen de overdracht tussen zorgmedewerkers onderling.
Ook de samenwerking met ondersteunende diensten, zoals de facilitaire dienst en ICT, speelt een cruciale rol. Denk aan situaties waarin technische storingen snel gemeld moeten worden, of wanneer de schoonmaakdienst op de hoogte moet zijn van een spoedige ontslagdatum van een bewoner. Door slimme software in te zetten, kunnen collega's eenvoudig meldingen, updates en taken met elkaar delen vanaf verschillende apparaten. Zo hoeven ze niet naar het kantoor om administratie te doen, maar kan dit gemakkelijk via een telefoon of tablet. Zo blijft informatie altijd up-to-date en worden misverstanden voorkomen.
2. Beheer gegevens en voorraden efficiënt
Een grote groep zorgmedewerkers zal beamen dat het beheren van bewonersgegevens, zoals medische dossiers en zorgplannen, veel tijd van hen vraagt. Ze hebben onder andere te kampen met papieren dossiers of verouderde, niet-geïntegreerde systemen. Dit is inefficiënt en leidt tot frustraties. Neem bijvoorbeeld een medewerker die een melding krijgt over een aangevraagde rolstoel, maar niet kan achterhalen waar deze zich bevindt of wanneer deze geleverd wordt. Onduidelijkheden zoals deze hebben uiteindelijk vertragingen en extra werkdruk tot gevolg.
Om dit te minimaliseren, is een digitaal portaal een efficiënte oplossing. Zorgmedewerkers kunnen hierin niet alleen eenvoudig bewonersgegevens beheren, maar ook meldingen bijhouden en updates delen met collega’s. Dit bespaart tijd en zorgt voor een soepelere communicatie. Daarnaast helpt een digitaal voorraadbeheersysteem om beter bij te houden welke hulpmiddelen beschikbaar zijn, waar ze te vinden zijn en wanneer ze vervangen of aangevuld moeten worden. Zo besteden medewerkers minder tijd aan een zoektocht in het voorraadhok en meer tijd bij bewoners.
3. Faciliteer communicatie tussen bewoners en hun familie
Met een vader, moeder, opa of oma in een ouderenzorginstelling willen naasten logischerwijs op de hoogte gehouden worden van het welzijn van hun familielid. Zorgmedewerkers worden hier geregeld voor aan hun jasje getrokken. Niet gek natuurlijk, maar deze face-to-face updates kosten veel tijd. Zeker naarmate het aantal bewoners stijgt. Om dit te ondervangen, biedt een digitaal portaal uitkomst. In een portaal kunnen zorgmedewerkers updates, foto’s en de huidige status van bezoekersmeldingen uploaden.
Daarnaast kunnen naasten hier zelf meldingen indienen. Hierdoor hoeven zij geen zorgmedewerkers aan te spreken voor informatie, wat zowel hen als het zorgpersoneel tijd en moeite bespaart. Zo hebben ze een gevoel van regie en blijven ze goed geïnformeerd, terwijl zorgmedewerkers tegelijkertijd minder tijd kwijt zijn aan ad-hoc vragen en verzoeken.
Investeren in technologie is investeren in warme zorg
We hebben weinig invloed op de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt en de vergrijzingsgolf die eraan zit te komen. Wat we wél kunnen doen, is investeren in oplossingen die de werkdruk verminderen. Uiteindelijk zal geen enkele medewerker in de ouderenzorg zeggen dat ze voor dit vak hebben gekozen vanwege de vele administratieve taken. Ze willen betekenisvol werk leveren en ouderen hun laatste fijne thuis bieden.
Door middel van slimme technologie is het mogelijk om hier meer ruimte voor te creëren. Daarmee zal er minder tijd verloren gaan aan misverstanden, administratieve taken en zoektochten in het voorraadhok en blijft er meer tijd over voor warme, persoonlijke zorg.
