Een roosterverstoring kost vaak veel tijd omdat er veel geregeld en geschakeld moet worden. Daarom gebruikt zorgorganisatie Vitalis sinds kort Robotic Process Automation (RPA) voor de roosterplanning. Deze techniek wordt voornamelijk gebruikt om bedrijfsprocessen te automatiseren met behulp van zogenaamde softwarerobots. Het robotgestuurde roostersysteem van Vitalis heeft de naam Rob Otmans gekregen.
Evy Hendriks, adviseur marketing, communicatie en PR, vertelt hoe het idee voor de roosterplanning ontstond: “We vinden bevlogenheid onder medewerkers heel belangrijk. Uit onze jaarlijkse metingen bleek dat werkdruk, stress en gebrek aan regie rond de werk- en privébalans de grootste druk leggen op die bevlogenheid.”
Bij nader onderzoek bleek dat acute roosterverstoringen een van de belangrijkste oorzaken van werkdruk en stress zijn. Teamleden voelden veel druk om te komen werken als er een gat in het rooster ontstond. Verstoringen kunnen op ieder moment van de dag ontstaan. En omdat wachten óók een bron van stress en irritatie is voor het team, wordt vaak besloten het probleem zelf op te lossen. Meestal zijn er echter nog heel veel andere mogelijke oplossingen voor het probleem te vinden.
RPA-gestuurde robot
En zo ontstond het idee voor de innovatieve RPA-gestuurde robot Rob Otmans. De robot is gebouwd door softwarebedrijf Ciphix en zoekt met behulp van RPA naar beschikbare medewerkers. Eerst binnen het eigen team, vervolgens in de pool van flexmedewerkers en tot slot binnen de omliggende locaties. De diensten worden daarbij niet zonder pardon toegewezen. Medewerkers kunnen zelf kiezen of ze een dienst accepteren of afwijzen.
Jeroen Swanen, manager HR: “De naam ‘Rob’ is al helemaal ingeburgerd als de collega van de roosterplanning. Ik hoor collega’s regelmatig zeggen: ‘Ik kreeg een dienst van Rob’ of ‘Rob stuurde me een berichtje’.”
Meer handen aan het bed
Het slim automatiseren en robotiseren van administratieprocessen wordt steeds beter mogelijk. Rob Otmans is dan ook niet de eerste softwarerobot die in de zorg wordt ingezet. Het Albert Schweitzer ziekenhuis heeft sinds enkele jaren een softwarerobot die zorgprofessionals een aantal repetitieve taken uit handen neemt. En bij het Ziekenhuis Gelderse Vallei zijn maar liefst elf administratieve controleprocessen gerobotiseerd. Hierdoor houden zorgprofessionals meer tijd over voor hun echte zorgtaken.
