Administratieve taken slokken ongeveer de helft van de tijd van artsen op. Taken zoals documentatie, het beheer van recepten en het maken van afspraken nemen kostbare uren weg van de patiëntenzorg. Het implementeren van slimme technologische oplossingen en procesverbeteringen kan deze last aanzienlijk verlichten. Waar te beginnen?
Klinische documentatie automatiseren
Professionals in de gezondheidszorg worstelen vaak met omslachtige IT-systemen die hen eerder vertragen dan helpen. Simpel gezegd hebben artsen een hekel aan hun computers of, beter gezegd, elektronische patiëntendossiers (EPD's). Ze zijn vaak gebruiksonvriendelijk. Dat kan echter vaak eenvoudig worden veranderd.
Aanpasbare EPD's kunnen de documentatietijd verkorten doordat artsen workflow specifieke sjablonen kunnen ontwerpen, geïntegreerde medicijndatabases kunnen gebruiken en zelfs instructies voor patiënten kunnen automatiseren. Spraak-naar-teksttechnologie biedt ook een handsfree aanpak voor het maken van aantekeningen, waardoor de schermtijd nog verder wordt teruggebracht. AI-documentatietools zoals PatientNotes. AI is in opkomst en biedt realtime transcriptie en intelligente samenvattingen, waardoor er aanzienlijk minder tijd nodig is voor papierwerk.
Verbeter de communicatie met patiënten
Patiënten stellen vaak dezelfde vragen, waardoor automatisering een praktische oplossing is. Online FAQ's, geautomatiseerde e-mailreacties en digitale zelfplanning kunnen administratief personeel vrijmaken.
Telehealth-diensten voor niet-spoedeisende consulten stroomlijnen ook processen, waardoor het aantal persoonlijke bezoeken afneemt terwijl de zorg van hoge kwaliteit blijft. Het aanwijzen van specifieke tijdvensters voor virtuele en persoonlijke afspraken helpt om de werkdruk efficiënt te verdelen. Daarnaast kunnen AI-gestuurde chatbots in de gezondheidszorg reageren op basisvragen en verzoeken om afspraken, waardoor het frontdeskpersoneel minder wordt belast.
Afspraken optimaliseren
Online afspraken maken minimaliseert het aantal telefoontjes en stelt patiënten in staat om zelfstandig beschikbare plaatsen te selecteren. Uit onderzoek blijkt dat de meeste patiënten de voorkeur geven aan zelf plannen, waardoor zorginstellingen dagelijks meer dan een uur aan telefoontijd kunnen besparen. Mobiele apps - geïntegreerd met het EHR-systeem - die het boeken, het aanvragen van recepten en directe communicatie met artsen vergemakkelijken, verbeteren de toegankelijkheid en efficiëntie.
Sommige geavanceerde planningssystemen maken zelfs gebruik van AI-algoritmen om afspraken te voorspellen en gaten op te vullen, waardoor het aantal no-shows van patiënten afneemt en het tijdsgebruik voor zorgverleners verbetert.
Patiëntenstromen voorspellen en no-shows beheren
Last-minute annuleringen en spoedeisende gevallen kunnen de dagelijkse workflows verstoren. Hoe los je dit op? Er zijn al analysefuncties in sommige IT-systemen voor de gezondheidszorg die planningspatronen identificeren en instellingen helpen buffertijd te plannen voor seizoenen met veel vraag, zoals griepuitbraken.
Het opstellen van een duidelijk annuleringsbeleid, zoals een kennisgeving van 48 uur voor niet-urgente herschikking, kan inefficiënties verminderen. Digitale volgsystemen, zoals elektronische polsbandjes die in ziekenhuizen worden gebruikt, optimaliseren de verplaatsing van patiënten binnen faciliteiten verder, waardoor wachttijden en administratieve knelpunten worden verminderd.
Gegevens integreren in het hele zorgtraject van de patiënt
Naadloze gegevensuitwisseling tussen verschillende IT-systemen in de gezondheidszorg vereenvoudigt het administratieve werk. Geautomatiseerde lab-resultaten die direct geïntegreerd worden in het EPD van de patiënt en abnormaliteiten markeren, maken handmatige gegevensinvoer overbodig. Voor gecoördineerde zorg zorgt interoperabiliteit ervoor dat specialisten realtime toegang hebben tot patiëntendossiers, waardoor er minder overbodige testen en documentatie nodig zijn.
Sommige moderne EHR-systemen zijn ook uitgerust met machine learning om patronen in patiëntgegevens te detecteren, waardoor artsen snellere, data gestuurde beslissingen kunnen nemen en minder tijd kwijt zijn aan het beoordelen van dossiers.
Betrek patiënten (zo vroeg mogelijk) bij hun zorg
Patiëntenparticipatie aanmoedigen via mobiele apps en patiëntportalen bevordert betere resultaten en vermindert de administratieve last. Patiënten kunnen vitale functies registreren, symptomen bijhouden en relevante gezondheidsgegevens indienen. Dit ondersteunt niet alleen proactieve zorg, maar minimaliseert ook onnodige follow-ups en papierwerk.
Draagbare gezondheidsapparatuur die is geïntegreerd met EHR-systemen stroomlijnt het monitoren van patiënten nog verder door automatisch dashboards van artsen bij te werken, zodat tijdig kan worden ingegrepen zonder dat er buitensporig veel handmatige gegevens moeten worden bijgehouden.
Receptbeheer vereenvoudigen
Voorschriften zijn een van de meest tijdrovende taken voor artsen. AI-tools - meestal beslissingsondersteunende systemen genoemd - kunnen helpen bij het samenvatten van interacties tussen geneesmiddelen en het aanbevelen van laboratoriumtests voordat er wordt voorgeschreven. Gestandaardiseerde sjablonen voor het beheer van chronische ziekten maken het mogelijk om recepten sneller te vernieuwen.
Automatisering van doseringsaanbevelingen vermindert menselijke fouten en de werkdruk van artsen. Sommige geavanceerde systemen kunnen ook elektronische recepten bijhouden, waardoor patiënten op de hoogte worden gebracht wanneer hun recepten moeten worden vernieuwd, waardoor onnodige vervolgbezoeken en telefoontjes tot een minimum worden beperkt.
Workflow in de kliniek stroomlijnen
Systemen voor wachtrijbeheer met digitale displays helpen bij het organiseren van de patiëntenstroom in grote instellingen. Hoewel persoonlijke interactie cruciaal blijft in kleinere praktijken, verminderen genummerde ticketsystemen de onzekerheid in wachttijden. Daarnaast zorgt het digitaliseren van papieren dossiers met behulp van scanners voor een betere toegang tot de geschiedenis van de patiënt, waardoor vertragingen door zoekgeraakte documenten worden voorkomen.
Grote ziekenhuizen gebruiken steeds vaker elektronische whiteboards om real-time updates te geven over de status van patiënten, de beschikbaarheid van bedden en de toewijzing van artsen, waardoor de coördinatie tussen teams verbetert.
Investeer in IT-training en ondersteuning
IT-leveranciers in de gezondheidszorg werken hun systemen regelmatig bij met nieuwe functies om de efficiëntie en compliance te verbeteren. Elke maand een paar uur uittrekken voor personeelstraining over de nieuwste digitale hulpmiddelen kan de productiviteit aanzienlijk verhogen. Overleg met IT-ondersteuningsteams zorgt ervoor dat instellingen maximaal profiteren van systeemupgrades en oplossingen voor probleemoplossing. Door IT-alfabetiseringsprogramma's op te nemen in medische trainingen kunnen zorgprofessionals zich bovendien beter voorbereiden op veranderende digitale workflows, waardoor de overgang tijdens systeemupgrades soepeler verloopt.
Door automatisering te omarmen, zelfbedieningstools voor patiënten te verbeteren en datasystemen te integreren, kunnen zorginstellingen de administratieve werklast aanzienlijk verminderen, zodat artsen meer tijd kunnen besteden aan patiëntenzorg. Hoewel de volgende aanbevelingen basaal lijken, worden ze vaak onvoldoende benut, wat leidt tot inefficiëntie en verstoringen van de workflow. Met de opkomst van generatieve AI kunnen we de introductie van nog geavanceerdere hulpmiddelen verwachten, zoals EHR's met AI-ondersteuning en spraak-naar-tekst documentatiesystemen. Gelukkig zijn we op de goede weg om de administratieve last voor artsen te verlichten.
