Bijna elf jaar geleden, op 25 oktober 2013, stapten de twee ziekenhuizen die nu Bravis vormen, over op het elektronisch patiëntendossier (EPD). Een belangrijke stap in de digitalisering van de zorg. In plaats van de gegevens van patiënten op papier te noteren, werden ze nu in een computer ingevoerd. Wel bleef het archief nog met kilometers aan dossiers zitten. Over vijf jaar moeten die ook in het elektronisch patiëntendossier staan.
Resy Smaak is coördinator zorgadministratie en werkt sinds 2001 in het medisch archief. Eerst van Lievensberg, nu van Bravis. Ze vertelt dat al in 2011, nog vóór de introductie van het EPD, is begonnen met het digitaliseren van de patiëntendossiers. Een belangrijke taak, want de dossiers uit het archief mogen niet zomaar worden weggegooid. “We zijn wettelijk verplicht om een dossier tot twintig jaar na overlijden of na het laatste ziekenhuisbezoek bewaren. Alleen schuift die datum steeds verder op. Daarom scannen we alles in.”
Deadline over vijf jaar
Maar dat is nog niet zo makkelijk als het klinkt. Het inscannen van zoveel dossiers is namelijk een reusachtige klus. “In juli vorig jaar hadden we nog 296.000 dossiers te gaan. Tot voor kort was ik de enige die naast mijn andere werk dagelijks zo’n vier uur aan het scannen was. Jaarlijks deed ik ongeveer 15.000 dossiers”, vertelt Resy. Een simpele rekensom leert dat ze in dat tempo pas in 2043 klaar zou zijn. En dat is simpelweg geen optie, want over vijf jaar is de duurzame nieuwbouw klaar. Een gebouw met veel aandacht voor digitale zorg, maar zonder archiefruimte.
Inmiddels is een parttimer aangenomen om te helpen bij het inscannen van de dossiers. Mogelijk komt er later dit jaar nog iemand bij. De medewerkers hebben twee bulkscanners beschikbaar voor deze klus. Die kan meerdere patiëntendossiers na elkaar scannen zonder menselijke tussenkomst. Resy legt uit: “Eerst maken we in HiX een blad aan met een barcode die gekoppeld is aan een patiënt. Dat barcodeblad plaatsen we voor elk fysiek dossier. Zo weet de scanner dat er een nieuw dossier aankomt. In HiX worden de gegevens dan automatisch bij de juiste patiënt geplaatst.” Ondanks deze bulkscanners zal de klus met nog zo’n 275.000 dossiers te gaan nog jaren in beslag nemen.
EPD soms een doolhof
Hoewel het EPD ontegenzeglijk een enorme stap vooruit is voor ziekenhuizen, kan zo’n elektronisch dossier nog altijd tot een doolhof verworden, met name in de geestelijke gezondheidszorg. Een doolhof waarin soms belangrijke informatie over het verleden van psychiatrische patiënten niet of nauwelijks, of alleen bij toeval nog teruggevonden kan worden. Een zorgwekkende ontwikkeling die negatieve gevolgen kan hebben op de behandeling van deze patiënten.
In 2019 al presenteerde psychiater Toon Flierman een oplossing bij het ministerie van VWS: een startpagina per patiënt waarop alle relevante thema’s als medicatie, diagnose, sociale situatie en drugs zijn samengevat. Klik je door, kom je op een soort Wikipedia-pagina met uitgebreidere informatie. Hoewel de oplossing positief werd ontvangen, stelde VWS dat de GGZ zelf verantwoordelijk is voor het verbeteren van de zorg. Helaas heeft het probleem van de dossiervoering zoals Flierman dat schetst binnen de GGZ geen prioriteit.
