Naadloos landelijk netwerk nodig voor bloedafname dicht bij huis

Databeschikbaarheid en -uitwisseling zijn 'toverwoorden' in het efficiënter organiseren van zorg. Er wordt dan ook op meerdere manieren gewerkt aan het opzetten van een digitale infrastructuur. Een landelijk netwerk voor bloedafnames start echter bij het uniformeren van het zorgproces en niet bij een ICT-oplossing. Het proces vormt de basis om mogelijk te maken dat een patiënt overal in het land bloed kan laten afnemen en de uitslagen op de juiste manier bij de juiste zorgverlener terecht komen. Het Radboudumc is gestart met het inventariseren van de afzonderlijke regionale netwerken voor afname, om zo te kijken of er basis is voor verdere harmonisatie in het proces en uiteindelijk de inrichting en IT-ondersteuning.

Voor patiënten met chronische myeloÏde leukemie, maar ook voor andere chronische zorgtrajecten, is bloedcontrole meermaals per jaar essentieel. Het is voor deze patiënten een uitdaging om naar derdelijns centra te reizen die specialistische zorg bieden, vaak in expertisecentra voor zeldzame aandoeningen.

In dit licht is er vanuit het Radboudumc voor bijvoorbeeld Chronische Myeloide Leukemie het e-health platform CMyLife ontwikkeld (www.cmycml.nl), voor zorg op afstand. Zo kunnen afspraken deels via (beeld)bellen plaatsvinden. Maar bloedafname blijft fysiek noodzakelijk. Veel patiënten wonen zo ver weg dat de reis voor alleen een bloedafname omslachtig en tijdrovend is. Zo moet de gemiddelde Radboudumc-patiënt zo’n 50 kilometer reizen (enkele reis). 

Omdat patiënten ook van ver buiten de regio komen, is een zorgregio-overstijgende oplossing noodzakelijk. Dit was voor Radboudumc de aanleiding om een intern project op te starten. De doelen: voor elke Radboudumc-patiënt in heel Nederland bloedafnames dicht bij huis mogelijk maken, én inzicht in diagnostische informatie in het eigen elektronisch patiëntendossier. Een hele opgave, maar nodig voor een geharmoniseerd en schaalbaar proces. De kern van de opgave zit niet in de technische haalbaarheid en schaalbaarheid, maar op het niveau van de interne en externe afspraken en processen. 

Situatie tot 2017

Vier afdelingen van het Radboudumc hadden afspraken met de regionale trombosedienst (nu: Canisius Wilhelmina Ziekenhuis, CWZ), zodat patiënten bloed konden laten afnemen bij regionale prikposten. De Radboudumc-zorgverlener vulde een papieren aanvraagformulier in, waarmee de patiënt zich bij een prikpost meldde voor bloedafname. Het bloed kwam dan via dagelijks transport naar Radboudumc voor verwerking van de bepalingen. In 2018 betrof dit circa 900 bloedafnames. 

Voor verder weg wonende patiënten waren er geen afspraken. Zij kregen veelal ook papieren aanvraagformulieren mee en de suggestie om in hun regio een ziekenhuis of huisarts te vragen bloed af te nemen. De bepalingen werden uitgevoerd in een lokaal laboratorium, waarna de uitslagen per fax (nu e-mail) naar Radboudumc werden gestuurd en als PDF-bestand aan het EPD werden toegevoegd. Gebrek aan zicht of sturing vanuit het Radboudumc op dit externe diagnostische proces resulteerde in ontbrekende of niet inzichtelijke informatie, frustratie en veel extra en onnodige handelingen voor aanvrager, patiënt en externe laboratora.

Verder hadden verschillende specialismen hun eigen werkwijze ontwikkeld vanwege het ontbreken van centrale regie op het externe afnameproces en de bijbehorende afspraken in het Radboudumc. Er was geen inzicht in de processen, hoeveel patiënten via deze processen werden verwezen voor bloedafname, of de kwaliteit van de processen. De financiële afhandeling was complex, omdat het vaak ging om individuele facturen met veel administratieve handelingen voor de afnameorganisatie én het Radboudumc. Voor de zorgverleners die patiënten ad hoc ontvingen, was er verstoring van hun eigen processen, vooral bij spoedaanvragen of verzoeken voor thuisafnames. Omdat de processen niet inzichtelijk waren, was ook de (in)efficiëntie en kosten van de processen onbekend. 

Dit alles bracht het Radboudumc ertoe om te werken aan een gestroomlijnd, eenduidig proces dat de patiënt, de aanvrager, de doktersassistent, de diagnostische afdeling en de externe zorginstellingen ten goede zou komen. Uitgangspunt was het opzetten van een netwerk voor bloedafname dichter bij huis, in eerste instantie samen met de Federatie van Nederlandse Trombosediensten en de daarbij aangesloten organisaties in de regio. Het goed neerzetten van dit proces kende zowel interne als externe uitdagingen, die zorgvuldig moesten worden aangepakt om een patiëntvriendelijke en voor iedereen efficiënte oplossing te realiseren.

Anno 2025

Momenteel is er een gestructureerd intern proces voor ‘externe afnames’. Zorgverleners kunnen een aanvraag plaatsen in EPD Epic. Zes weken voor de bloedafname wordt een afnamepakket (correcte afnamebuizen met afname-etiket en afname-instructieformulier) samengesteld en opgestuurd naar de patiënt. Een informatiebrief licht het proces toe. Patiënten kunnen zelf een afspraak maken bij een organisatie, openingstijden worden overzichtelijk weergegeven op een Radboudumc-webpagina¹. 

Bij de bloedafname registreert de doktersassistent datum en tijd van afname. Het afgenomen bloed wordt naar het Radboudumc getransporteerd, waar het laboratorium de afnamedatum en –tijd registreert, en de bepalingen uitvoert. De uitslagen worden zoals gebruikelijk in het EPD geregistreerd, met de correcte afnamedatum en -tijd, zodat zorgverleners snel inzicht hebben in informatie, voorafgaand aan het (tele-)consult.

Een voordeel van de interne harmonisatie en standaardisatie van dit proces was dat we het ook konden gebruiken voor thuisafnames door de patiënt. Bepalingen in bijvoorbeeld ontlasting, urine, speeksel - en ook bloed van thuisdialyse-patiënten - zijn nu aan te vragen in het EPD. Patiënten krijgen een afnamepakket, bijbehorende uitleg, en retourenvelop opgestuurd.

Deze aanpak kent de volgende uitgangspunten:

• Een multidisciplinair projectteam van zorgverleners, Informatiemanagementspecialisten, laboratoriumspecialisten en procesadviseurs.
• Een transparant, betaalbaar en schaalbaar proces.
• Gebruik van bestaande faciliteiten, waar mogelijk. Radboudumc beschikt niet over een eigen prikpostennetwerk, maar gebruikt de prikpostennetwerken van collega-ziekenhuizen. Dat is uiteindelijk ook een optie om tot landelijke dekking te komen.
• Een geharmoniseerd proces voor pre-analyse als basis voor (toekomstige) data-uitwisseling tussen laboratoria.
• De kwaliteit van de pre-analyse en analyse is verbeterd, inzichtelijk en geborgd,

Om het proces haalbaar en schaalbaar te houden, is gestart met een beperkt aantal bepalingen voor de afdelingen hematologie en nefrologie, binnen de bestaande samenwerking met CWZ (pilot, 2020). Na evaluatie en procesverbetering is samenwerking met andere organisaties gezocht, waarna in 2021 intern is opgeschaald naar vier Radboudumc-afdelingen en extern naar zes organisaties die bloed afnamen. In 2022 bleek uit een nieuwe evaluatie onder patiënten en in- en externe stakeholders hoge tevredenheid over het proces. Verbeterpunten werden opnieuw aangepakt; er werd verder opgeschaald. Nu zijn 15 afdelingen van Radboudumc aangesloten op dit proces en werken we samen met tien organisaties. In 2024 werden meer dan 10.000 bloedafnames via ‘externe afname’ verricht.

Wat is nu opgeleverd?

• Workflow voor externe afname in Epic.
• Instructies en voorlichtingsmateriaal voor zorgmedewerkers (zorgverleners, doktersassistenten) en patiënten.
• Proces- en prijsafspraken met externe partners voor bloedafname en transport. We houden een doorlooptijd van maximaal 6 uur aan tussen bloedafname en de aankomst op het laboratorium. Bepalingen die binnen 6 uur na afname verricht moeten worden, zijn niet mogelijk.
• Business analytics, oftewel het monitoren van het aantal aanvragen en de kwaliteit van het proces.
• Governance en beheer van het proces.
• Kwaliteitsbewaking en verbetering van het proces.
• Interne financiering van het proces.
• Toegenomen gebruikersvriendelijkheid van het proces door alle spelers in de keten >8 (schaal 0-10).

Lessons Learned

Gedeelde visie: alle samenwerkende organisaties deelden de visie dat het voor patiënten mogelijk moet zijn bloed dicht bij huis te laten afnemen. Zij waren bereid om hun werkprocessen (deels) af te stemmen op het proces om deze visie werkelijkheid te laten worden. 

Heldere processen: het beschrijven en uniformeren van onze eigen processen is essentieel om te begrijpen wat nodig is, en hoe dat gerealiseerd kan worden.

Duidelijke afspraken

Vastgelegde afspraken: met de samenwerkingspartners helpen samenwerkingspartners de werkwijze in hun werkproces te verankeren. Vermindering van ad hoc werkwijzen verstoort hun werkprocessen minder. 

Wind mee: de COVID-19-pandemie heeft de geïntroduceerde werkwijze een duwtje in de rug gegeven. Een interne reorganisatie heeft de governance van deze ziekenhuisbrede aanpak geborgd. Aandachtspunt blijft het verder uitdragen van het beleid ‘thuis als het kan, in het ziekenhuis als het moet’ en het meer gecentraliseerd optreden van Radboudumc naar externe organisaties. Er zijn nog verschillende informele werkprocessen binnen afdelingen die we kunnen aansluiten op het gestandaardiseerde proces.

Gedragsverandering: een belangrijk verbeterpunt ligt in gedragsverandering bij zorgverleners, vooral in de spreekkamer. Het afstappen van de gewoonte om een ‘prikformulier’ te gebruiken, blijkt voor sommige zorgverleners moeilijk.

Financiën: het realiseren van een businesscase voor de nieuwe manier van zorglevering vereiste veel creativiteit, geduld en de steun van het management. Goed inzicht in de verspilling van mensen en middelen in het oude proces, die met het nieuwe proces konden worden voorkomen, bood financiële onderbouwing. Het helder krijgen van de kosten die gepaard gingen met bloedafname en -analyse bij externe locaties was een eyeopener en bood ruimte voor de bekostiging van dit proces.

Landelijk netwerk

Standaardisatie en transparantie binnen onze organisatie en het opgezette netwerk van prikposten, zijn in grote mate bereikt. De vraag nu is of het uitgewerkte proces dynamisch kan worden uitgebreid naar een landelijk netwerk van regionale netwerken. Alle universitaire medische centra en topklinische ziekenhuizen zullen uiteindelijk tegen de grenzen van hun regionale prikpostnetwerken aanlopen. Grotere, supra-regionale prikpostnetwerken zijn nodig om zorg op afstand te bieden aan chronische patiënten met zeldzame aandoeningen, die zorg vanuit expertisecentra vergt.

Verdere afspraken over uniformering van het proces en digitale uitwisseling van gegevens zijn essentieel om netwerken op elkaar aan te sluiten. Dit zal uiteindelijk zorgen voor een landelijke dekking, zodat het niet nodig is om patiënten en bloed meer te transporteren dan strikt noodzakelijk.

In de toekomst kan een patiënt landelijk terecht via een gestandaardiseerde procesinstructie, afgestemd per regio, met een uniform afnamepakket. De diagnostiek wordt bepaald in de centra, waarna de diagnostische informatie wordt gedeeld en beschikbaar gesteld voor de zorgverleners, ongeacht de locatie. Onder leiding van het Radboudumc is met de andere umc's inmiddels een verkenning gestart met als doel de eerste stappen richting een landelijk netwerk.

Take home

Een solide infrastructuur als basis voor nieuwe, meer digitale en transmurale zorgmodellen krijgt vaak weinig aandacht. Het neerzetten van deze integrale randvoorwaarden maakt implementatie eenvoudiger en sneller. Net zoals je bij de bouw van een nieuwe wijk niet wacht met het grondwerk totdat de huizen al staan, is een goed fundament essentieel voor de zorg van de toekomst.

Het vergt durf om een passende infrastructuur te realiseren en niet vast te blijven zitten in oude, historische structuren.