Om de zorg toegankelijk, betaalbaar en kwalitatief goed te houden, loopt Zuyderland niet alleen voorop in het ontwikkelen van digitale oplossingen voor patiënten en cliënten. Ook (zorg)medewerkers maken gebruik van nieuwe, digitale middelen om het werk efficiënter, veiliger én moderner te maken. Zeker nu het ziekenhuis, als een van de eerste zorginstellingen van Nederland, de volledige Microsoft 365 Cloud heeft uitgerold onder álle 12.000 medewerkers.
Met de komst van Microsoft 365 introduceerde Zuyderland twee jaar geleden één overzichtelijke manier van slimmer en veiliger (samen)werken voor elke Zuyderlander. Het project ‘Hi365’ werd in het leven geroepen om gefaseerd de overstap naar Microsoft 365 te faciliteren. Een flinke klus die met de hulp van medewerkers uit de hele organisatie en enkele externe partijen afgelopen januari is afgerond. Projectleider Tahnée Hommes en Microsoft Product Owner Thomas op ‘t Eijnde leggen uit hoe Hi365 heeft bijgedragen aan het toekomstbestendiger maken van het werken in de zorg.
Stap voor stap
Een project van deze omvang vroeg om een gestructureerde aanpak waarbij medewerkers stap voor stap betrokken werden, vertelt Hommes. “Dat was een bewuste keuze. Niet alleen veranderde er veel op technisch gebied aan de achterkant, de grootste impact voor de medewerker zat hem vooral aan de voorkant.”
Hier lag ook gelijk een flinke uitdaging, want bij de komst van applicaties zoals OneDrive en Teams hoort ook een hele nieuwe manier van werken. Hommes hierover: “Iets waar, zeker in het begin, niet iedereen om zat te springen.” Door enthousiaste, digivaardige medewerkers op de verschillende afdelingen te benoemen tot key-users, werd draagvlak gecreëerd.
Dat zorgde ervoor dat het project ging leven op de werkvloer, voegt Op ’t Eijnde toe. Key-users werden eerder geïnformeerd, waren al in het hele voortraject betrokken en kregen speciale trainingen aangeboden. Zij hadden de taak om collega’s te enthousiasmeren en zowel voor als na de overstap te helpen en te begeleiden. “En dat werpt zijn vruchten af.” De aanpak resulteerde in 12 succesvolle migratieweekenden waarbij telkens tussen de 1000 en 1500 medewerkers de overstap maakten.
Introductie OneDrive en Teams
Bij de uitrol naar Microsoft 365 koos Zuyderland voor de migratie van data naar de cloud. Hierbij werden persoonlijke bestanden van lokale schijven verplaatst naar OneDrive, en gingen afdelingsdocumenten van gedeelde schijven naar Teams. In totaal kregen meer dan 21 miljoen bestanden een nieuwe bestemming. Om dit in goede banen te leiden, werden meer dan 1500 datamigratiegesprekken gevoerd met key-users van alle afdelingen.
'Het doel is om de digitale transformatie verder door te zetten'
Hommes: “Onder het mom van ‘een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd’ kregen key-users de opdracht om samen met hun afdeling kritisch te kijken naar bestanden en mappenstructuren. Een uitgelezen kans om orde te scheppen door oude en niet gebruikte documenten te verwijderen of bestanden met meerdere versies op te ruimen.” Die opschoonacties zorgden ervoor dat er na de overstap met een frisse, opgeruimde structuur aan de slag kon worden gegaan met OneDrive en Teams.
Nieuwe werkwijze
Met de komst van Teams is een nieuwe manier van werken geïntroduceerd die medewerkers in staat stelt om op een veilige manier, op elk moment en vanaf elk apparaat met up-to-date bestanden en applicaties te werken, stelt Op ’t Eijnde. “Doordat medewerkers tegelijk toegang hebben tot hetzelfde bestand kunnen correcties realtime worden bijgehouden. Het maken, bijhouden en verspreiden van meerdere versies is dus niet meer nodig en dat scheelt een hoop tijd.”
Hommes vult aan: “Voor veel collega’s is het een hele opluchting dat ze bijvoorbeeld overdrachtsdocumenten nu live kunnen delen en bewerken. Waar voorheen alles over en weer werd gemaild, kan nu direct samen in hetzelfde document gewerkt worden. Dat zorgt voor minder vervuiling en werkt efficiënter. Het is ook fijn dat er aparte kanalen gemaakt kunnen worden voor verschillende onderwerpen, en dat mensen vanuit andere Teams toegang gegeven kan worden tot bepaalde mappen of bestanden. Documenten zijn hierdoor beter benaderbaar, en worden veiliger bewaard.”
Er zijn ook steeds meer werkgroepen die een Team aanmaken, vertelt Op ’t Eijnde. “Zo kunnen ze makkelijk bestanden en kennis uitwisselen, maar ook notulen en communicatie op één plek verzamelen, waar dit eerst allemaal via de mail ging. In Teams zit ook een sterke zoekfunctie waardoor je heel snel bij de juiste bestanden kunt komen en niet meer map-voor-map naar een bestand toe hoeft te klikken.”
Slimme functies
Om de communicatie en samenwerking tussen medewerkers nog meer te verbeteren, zijn slimme functies zoals chat, agenda's gekoppeld aan Outlook, overzichtelijke planners en (video-) belmogelijkheden om makkelijk online te vergaderen inmiddels niet meer weg te denken binnen Zuyderland.
“Voorheen werden taken op afdelingen vaak in actielijsten in Excel bijgehouden, en soms zelfs handmatig opgeschreven”, schetst Hommes. “Dat is onoverzichtelijk, werkt omslachtig en tijdrovend. Nu kunnen teamleden eenvoudig taken plannen in Microsoft Planner. Daarin kunnen ze opmerkingen toevoegen, bestanden delen en automatische meldingen en herinneringen instellen. Zo blijft iedereen goed op de hoogte over de voortgang van taken binnen een team of afdeling.”
Op ’t Eijnde stelt dat er een grote toename is in online vergaderingen, bijeenkomsten en webinars. “Dat is ook niet zo gek als veel medewerkers remote kunnen en willen werken. Je bespaart een hoop reistijd als je niet eerst naar een kantoorlocatie hoeft te komen voor een overleg. Tijd die je liever wilt investeren in een patiënt of cliënt. Vergaderingen kunnen opgenomen worden zodat ze gedeeld en later weer teruggekeken kunnen worden. Daarnaast biedt videobellen ook prima mogelijkheden voor het volgen en geven van onlinetrainingen.”
Toegankelijkheid
Microsoft 365 is op vrijwel elk apparaat te gebruiken. Hierdoor kunnen medewerkers op elk gewenst moment bij hun dagelijkse Office-applicaties zoals Outlook, Word en Excel, maar ook Teams en OneDrive. Op ’t Eijnde hierover: “Een zorgmedewerker heeft nauwelijks tijd om eerst een vaste werkplek te zoeken en op te starten om in documenten te werken of op een bericht van een collega te reageren, maar heeft wel vaak een mobiele telefoon op zak."
Werk en privé in balans
Bij het gebruik van chat-apps zoals Whatsapp zie je toch vaak dat privé- en werkgerelateerde berichten door elkaar raken. Er zijn groepsapps met vrienden en familie, maar ook met collega’s. Dat kan onveilige situaties opleveren of voor een overload aan prikkels zorgen, ziet Hommes.
“Door het gebruik van chats en groep-chats in Teams te stimuleren onder medewerkers en leidinggevenden zorg je ervoor dat werk en privé gescheiden blijven, en door het aan- of uitzetten van de juiste meldingen kunnen medewerkers zelf instellen wanneer ze notificaties ontvangen. “Zo worden ze buiten werktijden minder snel gestoord en is vrije tijd ook écht vrije tijd.”
Toekomstige stappen
De uitrol van Microsoft 365 komt voort uit de strategische weg die Zuyderland is ingeslagen voor de toekomst van de zorg en de organisatie. Op ’t Eijnde: “Het doel is om de digitale transformatie verder door te zetten en continu te blijven innoveren. Denk hierbij aan het gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning om de werkdruk te verlagen, processen te optimaliseren en de zorg nog efficiënter en patiëntgerichter te maken.”
DigiPunt Zuyderland
Om medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen bij het werken met Microsoft 365 maakt Zuyderland gebruik van een eigen DigiPunt. Hier kunnen medewerkers, maar ook patiënten en hun naasten naartoe gaan voor hulp bij digitale vaardigheden. DigiCoaches zitten klaar om specifieke vragen te beantwoorden of om handige tips te geven. Uniek voor een zorginstelling zoals Zuyderland.
Hommes: “Door het aanbieden van persoonlijke ondersteuning en op maat gemaakte trainingen, proberen we de digivaardigheid op peil te houden en de adoptie van Microsoft 365 een boost te geven. Het DigiPunt is daar een goed voorbeeld van. Net als onze Hi365-community en de maandelijkse nieuwsbrief met handige tips en updates.”
CV
Tahnée Hommes is projectleider ‘Hi365’ bij het Zuyderland ziekenhuis.
Thomas op ’t Eijnde is Microsoft Product Owner bij het Zuyderland ziekenhuis.
